14 Ferramentas de DP para otimizar a gestão de pessoas
Conheça as 14 principais ferramentas de DP para otimizar a gestão de pessoas e automatizar processos para a sua equipe.
Se você é um profissional que lida com planejamentos estratégicos, gestão de colaboradores ou executa tarefas burocráticas, já deve saber como o uso de ferramentas de DP pode facilitar a sua rotina e demandas, não é mesmo?
Apesar da diferença nos papeis do DP e do RH, algo em comum é que suas atividades determinam a satisfação dos colaboradores e a credibilidade do negócio.
Sendo esses processos importantes para o funcionamento da empresa, sem espaço para erros, já pensou como você e sua equipe poderiam ser muito mais eficientes com o auxílio de ferramentas?
Para isso, reunimos 14 ferramentas de DP que ajudam na automatização de processos para trazer mais rapidez, organização e qualidade para as entregas de sua equipe.
Acompanhe a leitura!
Por que utilizar ferramentas de DP?
As ferramentas de DP tem o objetivo de otimizar os processos e facilitar o dia a dia de uma equipe. Elas garantem, principalmente:
- Maior qualidade nos serviços;
- Agilidade para a sua equipe;
- Facilidade na prestação de contas;
- Proteção contra multas trabalhistas;
- Padronização de processos;
- Redução de retrabalho, pois você diminui os erros;
- Economia de tempo.
O Departamento Pessoal lida com tarefas burocráticas e financeiras que envolvem processo de admissão, pagamento de benefícios, folha de pagamentos, rescisões e etc. Enquanto o RH cuida da gestão de colaboradores, o que envolve planejamento, criação de políticas e metodologias.
Esses são os departamentos que mais sofrem com os gargalos do operacional. Desde a gestão de benefícios corporativos até a folha de pagamento, são várias as tarefas que acabam sendo executadas através de planilhas preenchidas manualmente.
Mas, veja, as planilhas também podem falhar. Segundo a associação europeia especialista em riscos de gerir processos por planilhas, a EuSpRIG, 90% das planilhas contém graves erros de cálculos.
Com os benefícios do uso de ferramentas de DP e sem sobrecarga de tarefas manuais, sua equipe terá mais tempo e energia para uma gestão mais estratégica e uma leitura mais analítica dos processos.
Esses elementos são indispensáveis para os resultados financeiros de uma empresa, não é mesmo?
Quais são as principais ferramentas de DP?
Para otimizar a gestão de processos e a organização das informações dos colaboradores e da empresa, o Google Drive e a Asana são as principais ferramentas utilizadas.
Sua capacidade de armazenar e compartilhar documentos, centralizar grande quantidade de arquivos, além de monitorar atividades de rotina são alguns dos motivos para a adoção.
Porém, além dessas, há diversas ferramentas voltadas para diferentes setores do DP, desde o controle de ponto e cálculo de folha até a comunicação interna e o gerenciamento de benefícios.
Listamos abaixo ferramentas específicas para necessidades de cada área dentro do Departamento Pessoal.
1. Gestão da folha de pagamento
A gestão da folha de pagamento envolve o cálculo preciso de salários, adicionais, impostos e benefícios. Esse processo exige atenção aos detalhes para garantir o cumprimento das obrigações legais e contábeis, evitando erros que possam resultar em sanções e multas para a empresa.
Nesse contexto, os softwares de folha de pagamento automatizam e agilizam cálculos, garantindo que todas as variáveis sejam consideradas, como horas extras, adicionais noturnos e demais encargos trabalhistas. Além disso, asseguram que os pagamentos sejam realizados de forma correta e dentro do prazo.
Veja alguns exemplos de ferramentas de folha de pagamento abaixo:
- ADP: suas funcionalidades envolvem cálculo e gestão da folha, compliance com as legislações previdenciárias e trabalhistas nacionais, além de disponibilizar suporte online e relatórios mensais de RH e de folha de pagamento;
- Totvs: ferramenta nacional que oferece a solução completa para o RH, incluindo a automação de processos de férias, envio das informações das folhas ao eSocial e também fornece relatórios personalizados de gestão;
- Factorial: a plataforma centraliza controle de ponto, férias, ausências e atestado médico, realiza avaliação de desempenho, documentos e assinatura digital, além de executar o recrutamento, onboarding e offboarding de colaboradores;
- HCM Senior: este software permite uma gestão completa da folha de pagamento, gerencia dados de cadastro dos colaboradores e também envia as informações das folhas ao eSocial.
2. Controle de ponto digital
O controle de ponto digital é uma ferramenta utilizada para a gestão da jornada de trabalho, ajudando as empresas a monitorar a frequência dos colaboradores.
Esse sistema faz o registro automático das horas trabalhadas independente de onde esteja. Isso elimina processos manuais e traz maior precisão ao acompanhamento de entradas, saídas, horas extras e intervalos — dados utilizados para o fechamento da folha de pagamento.
Alguns exemplos de ferramentas de controle de ponto digital incluem:
- Ponto Tel: este sistema permite o registro de ponto por meio de dispositivos móveis, realiza a gestão da frequência da equipe, e oferece integração com a folha de pagamento;
- Ahgora: com funcionalidades como registro de ponto via app, biometria e QR Code, oferece dashboard para a gestão de colaboradores espalhados em várias unidades, escalas de trabalho, registro de atividades e qualificação do tempo, além de app para líderes;
- DOT8: único sistema de folha de ponto da nossa lista com um módulo de monitoramento dos riscos trabalhistas por meio de dashboards, alertas de horas extras, DSR e outros indicadores. Ainda oferece assessoria e auditoria trabalhista, além de terceirização da folha de ponto.
3. Software gestão de benefícios automatizado
Além do pagamento dos benefícios, o Departamento Pessoal também é responsável por gerenciar esses incentivos para atender às necessidades dos colaboradores.
Por isso, utilizar plataformas automatizadas facilita o controle dos benefícios oferecidos, como vale-refeição, vale-alimentação, vale-transporte e assistência médica, por exemplo. Essas ferramentas permitem a personalização dos benefícios para atender diferentes perfis de colaboradores.
Por meio de sistemas, como o eConsig, o DP pode gerenciar e personalizar os benefícios oferecidos, ajustando-os conforme as necessidades de diferentes grupos de colaboradores.
O eConsig é um software automatizado de gestão de benefícios consignados sem burocracia. Ele facilita diversos processos de RH, dentre eles:
- Cálculo da folha de pagamento feito de forma automatizada;
- Acesso em tempo real às informações sobre a margem consignável dos colaboradores;
- Segurança e privacidade dos dados dos usuários.
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4. Processos de admissão e rescisão online
Ferramentas digitais para admissão e rescisão de colaboradores automatizam etapas burocráticas do processo de contratação e de desligamento.
Durante a admissão, esses sistemas ajudam a organizar documentos e dados pessoais de forma segura, além de permitir a assinatura digital de contratos. Na rescisão, eles também garantem uma transição tranquila, auxiliando na emissão de documentos obrigatórios e em cálculos de verbas rescisórias.
Com a possibilidade de realizar contratações e demissões de forma digital, as empresas ganham algumas vantagens, como:
- Garantia do cumprimento da legislação trabalhista;
- Agilidade nos processos de admissão e demissão;
- Maior produtividade para o RH e DP;
- Modernização na gestão de documentos.
A Admissão Digital da TOTVS permite admitir e desligar funcionários de forma rápida e fácil. O candidato recrutado, por exemplo, pode ser enviado diretamente para a página de abertura do processo para dar início a sua admissão.
Outra ferramenta útil para rescindir contratos online é a JobConvo. Com ela é possível aplicar o histórico de reajustes, dissídios, cargos e benefícios dos funcionários que estão de saída. Tudo para agilizar o andamento do processo de demissão do colaborador.
5. Ferramentas de Inteligência Artificial
As ferramentas de Inteligência Artificial (IA) estão transformando o Departamento Pessoal ao auxiliar em tarefas como atendimento aos colaboradores e análise de dados.
O uso de IA generativa, como o ChatGPT, da OpenAI, e o Gemini, do Google, é cada vez mais comum, pois permite ao DP analisar grandes volumes de dados, identificar tendências, repetições e erros — bases importantes para a tomada de decisões estratégicas.
Além disso, é possível aprimorar a gestão de pessoas, como acompanhar o desenvolvimento dos colaboradores e contribuir estrategicamente para o seu Plano de Desenvolvimento Individual (PDI).
6. Software de treinamento e desenvolvimento profissional para DP
O Departamento Pessoal é responsável pela promoção de programas de treinamento e desenvolvimento dos colaboradores. Ferramentas de gestão de treinamento possibilitam que o DP crie, organize e monitore programas de capacitação, facilitando o aprendizado contínuo dentro da organização.
Esses sistemas ajudam a melhorar o engajamento e a qualificação dos colaboradores, alinhando seus objetivos de desenvolvimento com as metas da empresa.
Plataformas como LinkedIn Learning e iSpring, por exemplo, oferecem recursos para criar conteúdos de treinamento online e acompanhar o progresso dos funcionários.
Com essas ferramentas, o DP pode personalizar os programas de capacitação, monitorar o desempenho dos participantes e ter um ambiente de aprendizagem enriquecedor.
7. Sistemas do governo
Para garantir que os processos do DP estejam sempre em dia e de acordo com a legislação, sistemas governamentais, como o eSocial e o Portal de Serviços da Receita Federal (antigo e-CAC) são indispensáveis.
Essas plataformas centralizam o envio das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, ajudando as empresas a cumprir suas obrigações legais de forma rápida e organizada.
O eSocial é um sistema informatizado da Administração Pública que facilita o envio de dados relacionados a contratações, afastamentos, desligamentos e demais eventos do contrato de trabalho.
Já o Portal de Serviços da Receita Federal, que substituiu o antigo e-CAC, permite o acesso a informações fiscais e serviços tributários importantes para a empresa.
8. Ferramentas para compliance e segurança de dados no DP (H3)
A segurança dos dados dos colaboradores é uma prioridade para o Departamento Pessoal, e ferramentas de compliance garantem que essas informações sejam protegidas conforme as exigências da LGPD.
A função das ferramentas de proteção de dados é controlar o acesso a informações confidenciais, reduzindo o risco de vazamento de dados e promovendo a transparência no uso das informações dos colaboradores.
O Kickidler, por exemplo, oferece monitoramento de dados e controles de acesso. Nele, apenas pessoas autorizadas podem acessar informações sensíveis.
Ou seja, além de evitar o vazamento de dados, também investiga incidentes e avalia a eficiência dos funcionários. Veja as principais utilidades do Kickidler:
- Impede capturas de tela com dados confidenciais;
- Envia notificações sobre incidentes e atividades suspeitas;
- Proíbe a utilização de dispositivos USB para evitar a cópia de dados corporativos;
- Identificação facial para identificar o acesso não autorizado a um computador;
- É compatível com Windows, Linux, MacOS e diversos servidores.
9. Plataformas de armazenamento na nuvem
O armazenamento na nuvem permite que o Departamento Pessoal organize e compartilhe documentos com segurança e facilidade.
As plataformas mais utilizadas, como Google Drive, OneDrive e Dropbox, trazem espaço para editar, assinar e centralizar o armazenamento de documentos de colaboradores, folhas de pagamento e relatórios.
Essas plataformas facilitam a colaboração e o compartilhamento seguro de informações, evitando o uso de papéis e reduzindo os riscos de perda de dados, já que o acesso aos dados é feito de forma controlada pela equipe.
10. Ferramentas de gestão de projetos
Para organizar tarefas e acompanhar o andamento de projetos, utilize ferramentas de gestão de projetos, como Trello, Asana e Miro. Elas facilitam a criação de quadros e listas de tarefas.
Assim, fica mais fácil coordenar atividades como treinamentos, avaliações de desempenho e campanhas de engajamento.
Essas plataformas melhoram a visualização e o acompanhamento do progresso das atividades e trazem mais colaboração entre a equipe. Com funções de atribuição de tarefas e prazos, o DP pode gerenciar projetos de forma organizada para que prazos e metas sejam cumpridos.
11. Softwares de Gestão de Férias e licenças
A gestão de férias e licenças é uma responsabilidade importante do DP, e, ferramentas dedicadas a essas tarefas, facilitam o controle das ausências dos colaboradores.
A Convenia é uma ferramenta que permite registrar e monitorar pedidos de férias, afastamentos e licenças, automatizando cálculos e evitando conflitos de datas.
Assim, o setor poderá organizar melhor a distribuição de ausências, garantir um planejamento estratégico da equipe e evitar faltas desnecessárias.
Além disso, a automação do processo de cálculo de férias garante que os colaboradores recebam corretamente os valores a que têm direito.
12. Ferramentas de People Analytics para DP
O People Analytics é uma metodologia que coleta, organiza e analisa dados de forma estratégica, visando transformar informações gerenciais em dados úteis para a tomada de decisão.
Assim, o Departamento Pessoal tomará decisões com base em dados e estatísticas sobre o comportamento dos colaboradores a partir de métricas sobre engajamento, produtividade e satisfação.
Ferramentas como Bizneo HR, Mindsight, Populis e Factorial são voltadas para o uso prático do people analytics no setor. Com isso, fica mais fácil identificar padrões e tendências, necessários para o planejamento de ações de melhoria no ambiente de trabalho.
13. Agenda integrada com a equipe
Garantir uma agenda integrada é uma parte importante das funções do DP para que compromissos e prazos sejam cumpridos, principalmente aqueles relacionados às obrigações trabalhistas.
Por isso, é interessante utilizar o Google Agenda para que, assim, a equipe:
- Organize seus compromissos e compartilhe horários importantes com outros membros;
- Evite conflitos de horários;
- Garanta que todos os colaboradores sejam informados sobre prazos importantes;
- Planejem e coordenem atividades, melhorando a comunicação e evitando esquecimentos.
Ainda é possível ativar alertas e notificações automáticas. Assim, o DP pode acompanhar todas as tarefas, prazos e reuniões de forma organizada.
14. Plataformas para comunicação interna
A comunicação interna faz parte do dia a dia de uma empresa e é extremamente importante para a coesão da equipe e o alinhamento das informações.
Através de ferramentas de DP, a equipe mantém o contato contínuo, alinhamentos internos, agendamento de reuniões e o compartilhamento rápido de informações com a equipe e com demais setores da empresa, por exemplo.
Veja abaixo algumas ferramentas disponíveis para a comunicação interna:
- Google Meet;
- Gmail;
- Bitrix24;
- Slack;
- Microsoft Teams;
- Zoom.
Conclusão
Como vimos, as ferramentas de DP servem para otimizar rotinas e aumentar a produtividade da equipe. Elas facilitam processos críticos, como folha de pagamento, controle de ponto, benefícios e comunicação interna, tornando o trabalho mais preciso.
Mas lembre-se, faça uma escolha criteriosa de ferramentas que realmente atendam às demandas específicas do DP e do RH, de maneira organizada e mantendo a conformidade com a legislação, sem deixar de atender às necessidades dos colaboradores.
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Perguntas frequentes
Confira as principais dúvidas e respostas sobre rotinas e ferramentas para DP.
Diversos programas podem ser utilizados, incluindo softwares para folha de pagamento (como ADP e Totvs), controle de ponto (Ponto Tel e Ahgora), e plataformas de benefícios, como eConsig.
Os sistemas de DP incluem sistemas de gestão de folha de pagamento, plataforma de recrutamento e seleção, ferramenta de avaliação de desempenho, solução de automação de processos, aplicativos de comunicação interna, dentre outros.
As principais rotinas do DP envolvem a parte burocrática e administrativa na relação entre a empresa e o funcionário, como a gestão da folha de pagamento, controle de ponto, administração de benefícios, processos de admissão e rescisão e a organização de férias e licenças.
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