eSocial na folha de pagamento digital: 4 impactos diretos!

Descubra as transformações na folha de pagamento com o eSocial. Como funciona, adaptações e tendências para 2024. Leia mais!

  • 10 mins leitura
  • 01 março, 2024
  • 14 março, 24
  • Por Julia Silva

Lidar com a rotina de folha de pagamento no RH pode ser uma tarefa complexa e burocrática. Mas, com o eSocial na folha de pagamento, o cálculo da guia ficou muito mais simples e rápido. 

Ou seja, com um único sistema, você pode registrar todos os dados e calcular a remuneração dos colaboradores da empresa de forma mais otimizada.

Por isso, nesse conteúdo explicamos o que é o eSocial, como funciona e quais os impactos na folha de pagamento digital.

O que é eSocial?

O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, mais conhecido como eSocial, é um sistema do governo federal que visa unificar e centralizar informações acerca das obrigações legais das empresas.

Assim, seu propósito é descomplicar procedimentos, eliminar redundâncias e otimizar a gestão de dados relacionados a colaboradores.

Ou seja, essa ferramenta representa uma resposta à complexidade burocrática que historicamente envolveu o cumprimento das normas fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

A capacidade do sistema eSocial em simplificar processos fragmentados e morosos é de importância fundamental. Ao centralizar informações, a ferramenta facilita o acesso às diversas obrigações, proporcionando às empresas uma visão mais completa de suas responsabilidades. 

Dessa forma, ao alinhar o eSocial com a folha de pagamento, a empresa facilita seus processos internos e também fortalece sua capacidade de atender às exigências legais que mudam constantemente.

Leia também: eSocial: o que é, como funciona e novidades da versão 1.2

Como funciona a folha de pagamento no eSocial?

Funcionando de maneira sincronizada, essas duas partes importantes do processo garantem uma gestão otimizada das informações dos colaboradores.

Dessa forma, na folha de pagamento digital, o eSocial atua como um hub, recebendo e distribuindo informações de maneira automática.

Ou seja, inclui os dados sobre salários, descontos, benefícios (vale-transporte; vale-refeição; vale-alimentação), 13º salário, INSS, FGTS e IRRF e faz todos os cálculos para a remuneração mensal.

Além disso, o sistema agiliza os procedimentos para contratação de um novo profissional, uma vez que o cadastro é realizado online. Isso permite uma rápida verificação das informações.

Quais são os eventos que devem ser informados no eSocial?

Veja o passo a passo para garantir o fechamento e envio no eSocial:

  1. Conferência da folha:

    Primeiro faça os cálculos e a planilha no seu sistema de gestão de RH. Confira a remuneração, descontos e adicionais de cada funcionário pela sua plataforma;

  2. Eventos de remuneração (S-1200):

    É o primeiro evento que precisa ser feito para folha no eSocial, que após o envio retornará os valores calculados de INSS e FGTS. Após isso, confira os valores do seu sistema com os do eSocial;

  3. Outros eventos trabalhistas periódicos:

    Caso tenha outros movimentos, como comercialização de produção rural para pessoa física (S-1260) ou aquisição de produção rural (S-1250), é preciso constar, pois influencia no cálculo do empregador;

  4. Eventos de pagamento (S-1210):

    Refere-se a pagamentos de remuneração de funcionários e precisa ser enviado até o dia sétimo dia ou antes do evento S-1299. Assim, é importante verificar se todo o processamento foi executado corretamente pelo seu sistema (como afastamentos e férias);

  5. Eventos de Fechamento (S-1299):

    Por fim, deve-se enviar o evento referente ao fechamento do período. Até o sétimo dia do mês seguinte, todos os eventos devem ser enviados. Caso não seja possível, precisa-se abrir o evento S-1295 para calcular os valores parciais de INSS e IRRF, mas ele não substitui o S-1299.

Quais obrigações legais foram substituídas pelo eSocial?

O eSocial, regido pelo Decreto nº 8.373, de 11/12/2014, promoveu uma significativa transformação no cenário de adequação às conformidades legais, consolidando diversas exigências em um único sistema. 

Houve substituição em algumas das exigências anteriores para as empresas. São elas:

  1. DIRF (Declaração do imposto de renda retido na fonte): anteriormente realizada de forma independente, a DIRF foi integrada ao eSocial, eliminando a necessidade de preenchimento em separado e facilitando emitir a visão unificada das informações fiscais;
  2. FGTS (Fundo de garantia do tempo de serviço): o novo sistema absorveu as obrigações relacionadas ao FGTS, consolidou os dados necessários para o correto recolhimento e proporcionou uma melhor gestão dos recursos destinados ao fundo;
  3. RAIS (Relação anual de informações sociais): a coleta e apresentação das informações para a RAIS foram integradas ao sistema. Isso eliminou redundâncias e simplificou a prestação de contas anual sobre os dados sociais dos colaboradores;
  4. CAGED (Cadastro geral de empregados e desempregados): esse cadastro deixou de existir como uma obrigação separada, sendo substituído por um processo mais integrado e alinhado às demais obrigações fiscais e trabalhistas.

Assim, a integração de diversas obrigações em um sistema reduz os esforços manuais e repetitivos para as empresas, além de permitir uma visão mais completa e coesa das informações e possibilitar a alocação de esforços em áreas mais estratégicas.

4 impactos do eSocial na folha de pagamento

A incorporação do eSocial nas rotinas das empresas redefiniu muitos processos e operações relacionadas à folha de pagamento. 

Por isso, separamos os quatro principais impactos:

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  1. Automatização e padronização dos processos;
  2. Unificação de informações trabalhistas e previdenciárias;
  3. Maior controle e visibilidade;
  4. Melhor adequação às obrigações legais.

Abaixo, veja esses impactos em detalhes:

1. Automatização e padronização dos processos

Antes do sistema, consultar, coletar e transmitir os dados para a folha eram processos manuais e envolviam diversas etapas e profissionais. 

Assim, os processos como o registro de ponto, cálculos de benefícios e descontos são automatizados, o que garante uma padronização do procedimento, reduz a possibilidade de erros e redundâncias, minimizando equívocos que poderiam resultar em implicações legais e financeiras significativas.

Além disso, as tarefas operacionais tem seu tempo otimizado com a centralização das informações e a transmissão automática de dados trabalhistas. Isso permite que as equipes de RH se concentrem em outras atividades. 

Cálculos para regularizar processos de admissão e rescisão, por exemplo, fluem mais rápido com a verificação imediata de dados.

2. Unificação de informações trabalhistas e previdenciárias

No gerenciamento anterior, as informações trabalhistas e previdenciárias eram tratadas separadamente e cada empresa possuía o seu próprio sistema online ou ferramenta.

Assim, o eSocial permite uma visão mais completa e integrada pois os dados de salários, contribuições previdenciárias e informações sobre férias são consolidados em uma plataforma única.

Isso facilita todo o trabalho do dia a dia do RH, principalmente relacionado à folha de pagamento.

3. Maior controle e visibilidade

A ferramenta proporciona maior controle sobre os processos de pagamento, admissão, demissão e isso possibilita uma visão completa e em tempo real das informações, bem como a tomada de decisões com base em dados atualizados.

Isso também facilita a identificação rápida de possíveis erros, permitindo a correção e melhoria de processos, além de favorecer a resposta diante de auditorias e fiscalizações.

Além disso, o sistema permite que colaboradores acessem facilmente suas informações relacionadas a pagamentos, benefícios e descontos, o que contribui para um ambiente de trabalho mais transparente e fortalece a confiança entre empresa e colaboradores.

4. Melhor adequação às obrigações legais

Anteriormente, o Ministério do Trabalho ou a Receita Federal precisavam solicitar acesso aos dados para realização de fiscalizações das empresas. A partir da implantação completa do eSocial, ela passa a ocorrer automaticamente. 

Além disso, o sistema também evita que a empresa sofra com multas e penalidades por atrasos e outras situações de não adequação às normas legais.

Outro ponto é que a atualização manual para adequação às mudanças trabalhistas brasileiras poderia ser morosa e sujeita a erros no controle e alteração de dados. O sistema, por ser digital, adapta-se de forma instantânea a essas alterações e isso permite que as empresas também se adequem de forma mais rápida.

Tendências do eSocial no RH em 2024

Como o sistema é dinâmico, algumas das alterações previstas para 2024 incluem:

  • Implantação do FGTS digital: no cronograma de implantação consta que todos os débitos com o fundo de garantia, mensais e rescisórios, em referência o mês de março/2024, deverão utilizar o FGTS Digital como meio para recolhimento dos valores nas contas vinculadas dos trabalhadores. O sistema da Caixa recolherá até a competência fevereiro/2023;
  • Substituição da DIRF: a declaração será substituída a partir do ano calendário 2024, segundo a Instrução Normativa RFB 2096/2022. Assim, o eSocial irá declarar todas as informações de pagamentos realizados a partir de 01/01/2024, em substituição à declaração realizada atualmente pelo Programa Gerador da Declaração (PGD) DIRF.

Ou seja, para acompanhar a evolução do eSocial, espera-se uma adaptação das empresas às novas exigências e funcionalidades do sistema. Assim, aquelas que investirem em treinamento e atualização de suas equipes estarão mais preparadas para lidar com as mudanças.

Conclusão

Nesse conteúdo vimos que lidar com a folha de pagamento no RH passou a ser menos burocrática e repetitiva com o eSocial. Ao otimizar os cálculos e processos, esse sistema centraliza informações, proporcionando uma melhor gestão da folha de pagamento. 

Ao adotar e compreender o eSocial, as empresas facilitam suas operações diárias e também se preparam proativamente para as mudanças futuras com capacitações e treinamentos de sua equipe.

Por isso, continue aprendendo sobre esse e outros assuntos de RH, acessando o blog do eConsig!

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Perguntas frequentes

Veja as principais respostas sobre o eSocial na folha de pagamento.

Como funciona a folha de pagamento do eSocial?

O eSocial facilita o envio de todos os dados da folha de pagamento de uma única vez. Por isso, o sistema reune diversas informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Além disso, realiza todos os cálculos para a remuneração mensal.

Quando aparece a folha de pagamento no eSocial?

A partir do 5º dia útil do mês seguinte, as informações já estão disponíveis no sistema pois a contabilização deve ser no primeiro ao último dia do mês anterior.

Como fazer a folha de pagamento direto no eSocial?

Para fazer a folha de pagamento acesse a aba “folha”, clique na opção “cálculo da folha”. Após isso, preencha as informações para o cálculo, selecione a empresa e processe a folha. Assim que ocorre o processamento, os evento S-1200 e S-1210 são criados no eSocial.

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