LGPD no RH: tudo o que você precisa saber!
Como anda a adequação da LGPD no RH da sua empresa? Neste post, explicamos a importância disso e as melhores práticas, confira!
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe muitas mudanças para as empresas brasileiras. Especialmente, no que diz respeito à gestão de pessoas. Com isso, a LGPD no RH demanda mais atenção ao manuseio de dados pessoais.
E, logicamente, a conformidade com essa legislação se tornou uma necessidade urgente não só no mundo empresarial, mas em todos os segmentos da sociedade.
Por isso, o assunto é determinante para garantir a integridade e a segurança das informações pessoais dos colaboradores e a adequação da sua organização. Saiba tudo neste conteúdo!
Qual é o papel da LGPD no setor de RH?
A LGPD impacta diretamente o setor de RH porque suas regras atribuem responsabilidades claras no tratamento de dados pessoais dos colaboradores.
Com isso, o papel do RH é garantir que os dados sejam coletados, armazenados e utilizados de acordo com as bases legais. Isso inclui desde o processo de recrutamento até a gestão de benefícios e o desligamento de funcionários.
Por exemplo: durante o recrutamento, é interessante que a coleta de currículos e informações pessoais dos candidatos seja feita com base em consentimento explícito via documento digital.
Da mesma forma, na gestão de benefícios, o compartilhamento de dados com terceiros, como operadoras de planos de saúde, precisa respeitar as normas de proteção de dados.
Assim, cabe ao RH assegurar que as políticas de privacidade estejam claras e que os colaboradores sejam informados sobre como seus dados serão utilizados, alinhando-se assim às práticas de compliance.
E o que pode ser feito para isso? Vale a pena considerar a implementação de políticas de segurança da informação para proteger os dados contra acessos não autorizados, perdas ou violações. A criptografia das informações e a limitação do acesso às mais sensíveis são bons exemplos.
O que o RH precisa saber sobre a LGPD?
Para garantir a conformidade com a LGPD, o RH precisa ter conhecimento profundo sobre vários aspectos da legislação, como bases legais, quais são os dados sensíveis, como divulgar essas informações, etc, a fim de revisar seus processos internos.
A seguir, selecionamos alguns pontos-chave para isso, conheça-os:
- Entenda quais são as bases legais de tratamento da LGPD, como a necessidade de consentimento, o cumprimento de obrigações legais e a execução de contratos de trabalho;
- Descubra como o RH deve estar preparado para identificar qual base legal se aplica a cada processo de tratamento de dados;
- Garanta que a sua equipe de RH esteja ciente de que a empresa pode fornecer dados dos funcionários apenas em situações específicas e legalmente justificadas, como cumprimento de obrigações legais ou para a execução de contratos;
- Adeque-se com relação a tudo. Por exemplo: o processo de recrutamento e seleção precisa ser conduzido de maneira a garantir que os dados dos candidatos sejam protegidos e utilizados apenas para fins específicos.
Complementarmente, assegure-se de realizar um bom treinamento de LGPD no RH. Essa estratégia vai permitir o desenvolvimento de uma jornada de aprendizagem que vai capacitar, gradativamente, a sua equipe para a adequação à LGPD.
Quais são os impactos da LGPD no RH?
A implementação da LGPD no setor de Recursos Humanos é um marco que transforma a maneira como os dados pessoais dos colaboradores são tratados. Como vimos, essa adequação vai estender seu impacto no recrutamento, gestão da folha de pagamento e em toda a gestão de pessoas.
Dessa maneira, a legislação impõe novas responsabilidades e exige uma adaptação dos processos internos.
Veja abaixo mais a fundo os principais impactos da LGPD no RH e como a sua empresa pode se preparar para evitar problemas judiciais.
Processo de recrutamento
O processo de recrutamento é uma das primeiras áreas a sentir os efeitos da LGPD. A coleta e o tratamento de dados dos candidatos, como informações contidas nos currículos e dados obtidos em entrevistas, agora passam por um processo anterior de consentimento explícito antes de avançar com as informações.
Na prática, isso significa que o RH precisa revisar suas práticas para assegurar que está coletando apenas os dados necessários e que os candidatos estão totalmente cientes de como suas informações serão utilizadas.
Além disso, o armazenamento dessas informações ainda precisa seguir procedimentos de segurança mais robustos para evitar vazamento. Ou seja, o acesso aos dados deve ser restrito apenas a pessoas autorizadas.
Do contrário, a falta de conformidade nesse processo pode resultar em penalidades — como multas, processos judiciais ou a exclusão permanente desses dados —, além de comprometer a reputação da empresa no mercado.
Mudanças na gestão da folha de pagamento
A folha de pagamento, que lida com dados financeiros e pessoais sensíveis, é outra área fortemente impactada pela LGPD.
Agora, a legislação exige que esses dados sejam protegidos de forma adequada, o que inclui o uso de sistemas seguros de armazenamento e a limitação de acesso apenas aos profissionais autorizados.
Por isso, adotar uma política de segurança da informação ajuda a evitar vazamentos de dados, que podem resultar em danos financeiros e legais para a empresa.
Além disso, as empresas ainda precisam garantir que os fornecedores de serviços terceirizados, como empresas de contabilidade ou de gestão de benefícios, também estejam em conformidade com a LGPD em suas práticas.
Transformações na gestão de pessoas
A gestão de pessoas também sofre transformações significativas com a LGPD. O RH agora precisa adotar ações que garantam a privacidade dos colaboradores em todas as etapas de sua jornada na empresa.
Isso pode incluir a:
- Revisão de políticas internas de tratamento de dados;
- Implementação de softwares de RH para proteger informações pessoais;
- Condução de treinamentos regulares sobre LGPD para todos os funcionários.
O treinamento, como já mencionamos, é parte indispensável desse processo, pois ajuda a criar uma cultura organizacional em conformidade com a lei. Quando todos os colaboradores estão cientes de suas responsabilidades em relação ao assunto, o risco de violações diminui e a empresa se fortalece em termos de segurança jurídica e reputação.
Desafios e necessidade de adaptação
A adaptação à LGPD no RH não é isenta de desafios. As empresas precisam estar preparadas para enfrentar obstáculos, como:
- Período de adaptação e transição para as novas políticas e procedimentos internos;
Dificuldades na integração de novas tecnologias de proteção de dados. É por isso que o RH precisa trabalhar em conjunto com outras áreas da empresa, como o Jurídico, Marketing e o de Tecnologia da Informação (TI), para garantir que todas as bases legais de tratamento da LGPD sejam cumpridas nos diversos âmbitos.
Qual é a relação entre o RH e a segurança da informação?
A segurança da informação é um pilar fundamental para o cumprimento da LGPD no RH. Afinal de contas, a proteção dos dados dos colaboradores está diretamente ligada à implementação de boas práticas de segurança digital.
Isso inclui, principalmente, o uso de softwares de criptografia, a adoção de medidas para evitar acessos não autorizados e a criação de políticas de controle de acesso, entre outras medidas focadas em cibersegurança.
De maneira complementar, é importante garantir que o RH esteja alinhado com práticas, como:
- Uso de senhas fortes;
- Realização de backups regulares;
- Instalação de proteção contra malwares, vírus e outros;
- Criptografia de dados;
- Treinamento e conscientização sobre a segurança da informação;
- Atualização constante dos sistemas de segurança.
Leia também: Segurança da informação no RH: 8 práticas infalíveis!
Esse é um trabalho coletivo e, por isso, precisa que todos os colaboradores adotem em suas respectivas rotinas. Assim, a inclusão dessas práticas contribui para a criação de um ambiente seguro em que os dados estão protegidos contra ameaças (externas e internas).
Algo particularmente necessário em nosso país, já que ele é o segundo mais vulnerável contra ataques cibernéticos em um ranking global relacionado ao tema.
Segurança da informação na eConsig!
É por isso também que a eConsig adota medidas rigorosas de proteção de dados e segurança da informação, como evidenciado por suas quatro certificações de conformidade (ISO 27001, ISO 27701, ISO 37001 e ISO 9001), que comprovam a segurança, privacidade, ética e qualidade.
Recentemente, obtemos a certificação ISO/IEC 27701:2019. Ela define requisitos para a implementação, manutenção e aprimoramento do Sistema de Gestão da Privacidade da Informação (SGPI), além da conformidade com os mais elevados padrões internacionais de privacidade de dados.
Isso demonstra o nosso compromisso com o completo bem-estar e segurança dos nossos colaboradores e clientes, principalmente nas operações do eConsig, trazendo a credibilidade necessária para as nossas atividades, conforme destaca Eloi Rezende, Diretor de Governança, Risco e Compliance:
“A certificação reafirma nossa dedicação à conformidade com as regulamentações de privacidade e fortalece a confiança de nossos stakeholders; incluindo clientes, funcionários, investidores, parceiros comerciais e reguladores; em nossas práticas de gestão de dados. Continuaremos a investir em melhorias contínuas para garantir que os dados pessoais sejam tratados com o mais alto nível de responsabilidade e transparência.”
Como aplicar LGPD no RH?
A aplicação da LGPD no RH envolve a adoção de um conjunto de boas práticas que garantam a conformidade e minimizem os riscos de violações. O primeiro passo é a compreensão da lei e a sua aplicação específica nas características da empresa para realizar a adequação à LGPD.
Isso vai exigir, entre outras medidas:
- Primeiramente, um diagnóstico da situação atual da empresa quanto ao gerenciamento de dados;
- A revisão de todos os processos de coleta, armazenamento e tratamento de dados no RH;
- Implementação de políticas de privacidade objetivas;
- Comunicação interna dessas medidas com o apoio e treinamento necessários para o momento de transição;
- Criação de mecanismos para obter o consentimento dos colaboradores sempre que necessário, de preferência utilizando a automação no RH.
Uma ferramenta prática para auxiliar na conformidade é o uso de sistemas de gestão de dados que permitem o controle rigoroso das informações armazenadas.
Qual é a relação entre LGPD e ESG?
A LGPD e o Environmental, Social, and Governance (ESG) estão intrinsecamente ligados, especialmente no que diz respeito à responsabilidade social e à governança corporativa.
Em outras palavras, está relacionado ao fato de que a proteção de dados é um dos pilares da LGPD — e também uma prática de boa governança dentro do conceito de ESG.
Empresas que adotam práticas de ESG estão mais propensas, então, a implementar políticas de proteção de dados e de compliance no RH, garantindo não apenas a conformidade legal, mas a confiança dos seus stakeholders.
Aqui no eConsig, por exemplo, fortalecemos a privacidade de dados com certificações ISO e com a adoção de práticas ESG que garantem um ambiente de negócios ético e sustentável.
Inclusive, temos motivos de sobra para comemorar as nossas ações dentro desse contexto, conforme o nosso mais recente Relatório de Responsabilidade Socioambiental, confira!
Até por isso, a relação entre LGPD e ESG se reflete na necessidade de as empresas adotarem práticas responsáveis no tratamento de dados, alinhadas com os valores de sustentabilidade e governança que o ESG preconiza.
Para empresas que buscam se destacar no mercado, a combinação de conformidade com a LGPD e práticas ESG sólidas é um diferencial competitivo.
Quer saber mais? Acesse todas as informações de Compliance do eConsig!
Conclusão
Você viu como a conformidade com a LGPD no RH é essencial para proteger os dados dos colaboradores e garantir a segurança jurídica da empresa.
As práticas discutidas ao longo do nosso artigo, como a implementação de políticas de privacidade, a realização de treinamentos e a adoção de tecnologias de proteção de dados, são fundamentais para uma abordagem efetiva
E é necessário reforçar: adotar uma postura de conformidade com a LGPD não é apenas uma obrigação legal, mas uma oportunidade de fortalecer a confiança entre a empresa e seus colaboradores, clientes e fornecedores.
Para além disso, há como tornar a adequação da LGPD no RH muito mais assertiva com o uso de ferramentas tecnológicas. Continue aprendendo baixando gratuitamente o nosso e-book para conhecer os 15 melhores softwares para gestão de RH.
Perguntas frequentes
Precisa de mais respostas sobre a LGPD no RH? A seguir, reunimos as principais dúvidas sobre o assunto e trouxemos as soluções para cada uma delas!
O RH é responsável por garantir o tratamento de todos os dados dos colaboradores conforme as bases legais da LGPD. Isso tudo, para assegurar a privacidade e segurança das informações.
A LGPD pode ser explicada como uma lei que protege os dados pessoais de colaboradores, clientes e fornecedores para garantir que suas informações sejam usadas de maneira segura e responsável.
O uso do termo LGPD se dá para acordos ou documentos que formalizam o consentimento dos funcionários para o tratamento de seus dados pessoais conforme as diretrizes da lei vigente.
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