Portal e-CAC: o que é e como o RH deve usar?

Aprenda como utilizar o e-CAC para desburocratizar o RH, otimizar atividades e permitir que os colaboradores atuem de forma mais estratégica!

Não é segredo que o Brasil ainda é um país altamente burocrático, certo? Porém, alguns passos de modernização vêm sendo dados nos últimos anos e muita gente ainda não sabe. Neste texto vamos falar sobre um desses passos: o e-CAC, muito mais útil do que as pessoas pensam, seja para pessoas físicas ou jurídicas — neste caso, especialmente para os departamentos de Recursos Humanos.  

Continue a leitura!

O que é o e-CAC?

O e-CAC foi criado em 2005 pela Receita Federal do Brasil (RFB) e significa Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte.

Definição do e-CAC

Em primeiro lugar, vale saber que o artigo 1 da Instrução Normativa RFB nº2027 faz a seguinte definição do e-CAC: “Art 1º O Centro Virtual de Atendimento (e-CAC) da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB) tem como objetivo prestar serviços à sociedade de forma interativa por meio do sítio da RFB na Internet, disponível no endereço eletrônico receita.economia.gov.br”.

Finalidade do e-CAC

De fato, o principal objetivo do e-CAC é desburocratizar processos fiscais e facilitar o acesso às consultas de pessoas físicas e jurídicas. 

Por isso, por meio do site, é possível checar rendimentos, imposto de renda pessoal e de empresas, possíveis dívidas com a Receita Federal, agendamento de serviços, recolhimento de taxas, emissões de declarações e certidões. 

Em resumo: a finalidade é deixar sua situação fiscal ou da sua empresa em completa ordem.

Quais as vantagens do portal e-CAC?

O RH possui muitos benefícios ao usar o portal e-CAC. Confira alguns dos principais: 

Agilidade

Anteriormente, só era possível acessar documentos da Receita Federal se o cidadão fosse pessoalmente ao órgão. Com a chegada do e-CAC, esse processo se tornou mais ágil, já que muitos dos serviços podem ser acessados pela internet. 

A própria Receita Federal acaba incentivando que as empresas se utilizem do e-CAC para resolverem suas pendências. Além disso, no próprio portal, especificamente dentro Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, a companhia pode efetuar pagamentos e parcelamentos de dívidas. 

Segurança

Em termos de segurança, o primeiro ganho é que você não precisa ir pessoalmente até um órgão da Receita Federal para checar documentos. 

O sistema exige o uso de certificado digital ou código de acesso para garantir a segurança das transações e informações. Aliás, você não pode compartilhar seu acesso, já que ele é pessoal e intransferível. A Receita Federal faz isso para coibir a prática de fraudes e outros crimes.

Além disso, por se tratar de um portal vinculado com a Receita Federal, o grau de segurança é altíssimo, já que ela abriga dados de todos os cidadãos e empresas que vivem e atuam no Brasil.

Conveniência

Além de mais seguro, o uso do e-CAC também possibilita mais conforto e conveniência, já que diversos processos importantes que envolvem o setor, especialmente em relação à gestão fiscal, podem ser feitos de maneira totalmente online. 

São muitas ações que, se feitas da maneira errada, têm o potencial de gerar multas: emissão da nota fiscal, pagamento do o DAS/DASN SIMEI, declaração anual de faturamento, etc. O e-CAC facilita tudo isso em uma plataforma só.

Quais serviços estão disponíveis no e-CAC?

Primeiramente, reforçamos que tanto portadores de CPF quanto de CNPJ podem realizar um cadastro para realizar o acesso no e-CAC. 

Ou seja, ao acessar o site, é possível encontrar categorias divididas entre pessoas físicas e jurídicas. Quando se põe o CNPJ ou o CPF, você:

  • Consulta de débitos; 
  • Emite documentos; 
  • Parcela dívidas; 
  • Tira possíveis dúvidas sobre a situação fiscal pessoal ou da empresa.

Entre as informações fiscais que podem ser consultadas estão, por exemplo: 

  • Dívidas ativas da união; 
  • Certidões; 
  • Declaração de Imposto de Renda; 
  • Dados de restituições; 
  • Possíveis processos envolvendo a União; 
  • Senhas e procurações; 
  • Históricos de pagamentos; 
  • Pendências fiscais; 
  • Dados cadastrais junto à Receita Federal, entre outras.

Como acessar o e-CAC?

Tanto o cadastro de pessoa física quanto jurídica para acessar o e-CAC é muito simples. Ambos devem ser realizados dentro do site da Receita Federal. No caso da empresa, por exemplo, é necessário criar um Código de Acesso por meio do CPF do responsável, data de nascimento e o CNPJ da empresa

Em seguida, alguns dados serão solicitados, como os números dos recibos das duas últimas declarações de IRPF (isso é uma medida de segurança). O próximo passo é gerar uma senha e finalizar o cadastro para utilizar os serviços do e-CAC.  

Página de acesso ao e-CAC
Página de acesso ao e-CAC: opções pelo CPF, CNPJ ou cadastro do gov.br

Como usar o e-CAC no meu RH?

Dadas as referências anteriores, agora vem a parte prática. Entenda, a seguir, alguns dos principais usos do e-CAC para o RH:

Exemplos de usos do e-CAC

A maior vantagem do e-CAC para as empresas é justamente desburocratizar as relações junto à Receita Federal, para que as companhias cumpram suas obrigações fiscais da melhor maneira possível.

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Então, foi-se o tempo em que os setores de Recursos Humanos das empresas serviam apenas para contratar, pagar salário e demitir funcionários. Atualmente, este departamento tem um papel altamente estratégico nos objetivos da companhia e o e-CAC veio para ajudar esses profissionais a ganharem tempo em processos burocráticos

Entre os processos que o e-CAC pode ajudar o RH, estão:

Otimização de tarefas

Algumas tarefas que o RH ainda faz de maneira manual podem ser automatizadas, como geração de relatórios com dados de colaboradores, atualização de dados cadastrais, geração de documentos, entre outros.

Análises facilitadas

A análise de dados fiscais dos colaboradores pode ser útil para calcular encargos trabalhistas, já que a nova reforma tributária aprovada recentemente mudou alguns padrões estabelecidos.

Vale ressaltar que o uso do e-CAC facilita, inclusive, a conformidade com a legislação, já que o sistema é atualizado automaticamente. Isso evita que a empresa precise mudar muitos processos internos quando novas normas surgem.

Dados atualizados

Uma das funções mais importantes do RH é mandar, para os órgãos governamentais, os dados atualizados dos colaboradores para o cumprimento de obrigações fiscais. O e-CAC é um bom aliado neste sentido, já que reúne tudo que a empresa precisa saber sobre a situação fiscal dos colaboradores.

Gestão de dados e envio de documentos

Além disso, o e-CAC ajuda a montar um panorama de dados dos colaboradores, se utilizando de informações cadastrais, situações fiscais dos funcionários e outros dados trabalhistas. 

Isso ajuda, por exemplo, a organizar documentos como: 

  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF); 
  • Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS); 
  • Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF); 
  • Declaração Anual de Informações Sociais (RAIS); 
  • Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço; e 
  • Contribuição para o PIS/Pasep (GFIP), por exemplo. 

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Como evitar problemas ao usar o e-CAC?

Vez ou outra, podem acontecer problemas no e-CAC. Por isso, é importante saber quais são os mais recorrentes e como solucioná-los. 

Isso acontece pois, por se tratar de uma plataforma com alto números de acessos, é natural que ocorram eventuais erros ao utilizar os serviços do e-CAC.

Entre eles, estão: problemas em configurações, validade de certificados ou mesmo questões técnicas. Porém, nada tão grave que não possa ser resolvido.

Como corrigir?

O primeiro passo para solucionar problemas técnicos no acesso ao e-CAC é verificar se as configurações necessárias estão corretas. Considere os seguintes pontos:

  • Verifique se o navegador é compatível, como Google Chrome, Mozilla Firefox ou Internet Explorer. Cheque, ainda, se você está com a versão atualizada do Java, já que o e-CAC funciona corretamente com uma versão específica;
  • Limpe os cookies e o cache do navegador, pois eles têm potencial de interferir no uso do e-CAC;
  • Cheque se seu Certificado Digital está dentro do prazo de validade. Caso contrário, o próprio portal ensina como renovar;
  • Desative temporariamente extensões e plugins linkados ao navegador, já que eles podem apresentar conflitos com o e-CAC.

Conclusão

Finalmente, esse texto teve como objetivo mostrar que a transformação digital veio para ficar em todas as áreas, entre elas na desburocratização de serviços. Da mesma forma, o eSocial veio para revolucionar o setor de RH, a Receita Federal chegou a um novo patamar por meio do e-CAC.

Assim, após o surgimento dele, pessoas físicas e jurídicas tiveram mais facilidade em tirar dúvidas sobre a situação fiscal própria ou da empresa e até parcelar dívidas, em um ambiente virtual e seguro. 

E o melhor: sem ter que sair de casa. É uma maneira de facilitar o trabalho dos profissionais de RH e permitir que eles atuem em assuntos mais estratégicos para as organizações.

Nesse sentido, uma outra forma relevante de inovar e desburocratizar o RH é através de uma plataforma de gestão de consignados que centraliza todo o processo e automatiza os cálculos. Conheça o eConsig agora mesmo!

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Perguntas frequentes

Veja quais as respostas sobre o e-CAC.

O que é e-CAC?

O e-CAC foi criado em 2005 pela Receita Federal do Brasil (RFB) e significa Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte. O principal objetivo do e-CAC é desburocratizar processos fiscais e facilitar o acesso às consultas de pessoas físicas e jurídicas. 

Como cadastrar e usar o e-CAC?

Tanto o cadastro de pessoa física quanto jurídica para acessar o e-CAC é muito simples. Ambos devem ser realizados dentro do site da Receita Federal. No caso da empresa, por exemplo, é necessário criar um Código de Acesso por meio do CPF do responsável, data de nascimento e o CNPJ da empresa

Quais os serviços do e-CAC?

Ao acessar o site, é possível encontrar categorias divididas entre pessoas físicas e jurídicas. Quando se põe o CNPJ ou o CPF, você: consulta débitos; emite documentos; parcela dívidas; tira possíveis dúvidas sobre a situação fiscal pessoal ou da empresa.

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