Portal e-CAC: o que é e como o RH deve usar?
Aprenda como utilizar o e-CAC para desburocratizar o RH, otimizar atividades e permitir que os colaboradores atuem de forma mais estratégica!
Não é segredo que o Brasil ainda é um país altamente burocrático, certo? Porém, alguns passos de modernização vêm sendo dados nos últimos anos e muita gente ainda não sabe. Neste texto vamos falar sobre um desses passos: o e-CAC, muito mais útil do que as pessoas pensam, seja para pessoas físicas ou jurídicas — neste caso, especialmente para os departamentos de Recursos Humanos.
Continue a leitura!
O que é o e-CAC?
O e-CAC foi criado em 2005 pela Receita Federal do Brasil (RFB) e significa Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte.
Definição do e-CAC
Em primeiro lugar, vale saber que o artigo 1 da Instrução Normativa RFB nº2027 faz a seguinte definição do e-CAC: “Art 1º O Centro Virtual de Atendimento (e-CAC) da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB) tem como objetivo prestar serviços à sociedade de forma interativa por meio do sítio da RFB na Internet, disponível no endereço eletrônico receita.economia.gov.br”.
Finalidade do e-CAC
De fato, o principal objetivo do e-CAC é desburocratizar processos fiscais e facilitar o acesso às consultas de pessoas físicas e jurídicas.
Por isso, por meio do site, é possível checar rendimentos, imposto de renda pessoal e de empresas, possíveis dívidas com a Receita Federal, agendamento de serviços, recolhimento de taxas, emissões de declarações e certidões.
Em resumo: a finalidade é deixar sua situação fiscal ou da sua empresa em completa ordem.
Quais as vantagens do portal e-CAC?
O RH possui muitos benefícios ao usar o portal e-CAC. Confira alguns dos principais:
Agilidade
Anteriormente, só era possível acessar documentos da Receita Federal se o cidadão fosse pessoalmente ao órgão. Com a chegada do e-CAC, esse processo se tornou mais ágil, já que muitos dos serviços podem ser acessados pela internet.
A própria Receita Federal acaba incentivando que as empresas se utilizem do e-CAC para resolverem suas pendências. Além disso, no próprio portal, especificamente dentro Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, a companhia pode efetuar pagamentos e parcelamentos de dívidas.
Segurança
Em termos de segurança, o primeiro ganho é que você não precisa ir pessoalmente até um órgão da Receita Federal para checar documentos.
O sistema exige o uso de certificado digital ou código de acesso para garantir a segurança das transações e informações. Aliás, você não pode compartilhar seu acesso, já que ele é pessoal e intransferível. A Receita Federal faz isso para coibir a prática de fraudes e outros crimes.
Além disso, por se tratar de um portal vinculado com a Receita Federal, o grau de segurança é altíssimo, já que ela abriga dados de todos os cidadãos e empresas que vivem e atuam no Brasil.
Conveniência
Além de mais seguro, o uso do e-CAC também possibilita mais conforto e conveniência, já que diversos processos importantes que envolvem o setor, especialmente em relação à gestão fiscal, podem ser feitos de maneira totalmente online.
São muitas ações que, se feitas da maneira errada, têm o potencial de gerar multas: emissão da nota fiscal, pagamento do o DAS/DASN SIMEI, declaração anual de faturamento, etc. O e-CAC facilita tudo isso em uma plataforma só.
Quais serviços estão disponíveis no e-CAC?
Primeiramente, reforçamos que tanto portadores de CPF quanto de CNPJ podem realizar um cadastro para realizar o acesso no e-CAC.
Ou seja, ao acessar o site, é possível encontrar categorias divididas entre pessoas físicas e jurídicas. Quando se põe o CNPJ ou o CPF, você:
- Consulta de débitos;
- Emite documentos;
- Parcela dívidas;
- Tira possíveis dúvidas sobre a situação fiscal pessoal ou da empresa.
Entre as informações fiscais que podem ser consultadas estão, por exemplo:
- Dívidas ativas da união;
- Certidões;
- Declaração de Imposto de Renda;
- Dados de restituições;
- Possíveis processos envolvendo a União;
- Senhas e procurações;
- Históricos de pagamentos;
- Pendências fiscais;
- Dados cadastrais junto à Receita Federal, entre outras.
Como acessar o e-CAC?
Tanto o cadastro de pessoa física quanto jurídica para acessar o e-CAC é muito simples. Ambos devem ser realizados dentro do site da Receita Federal. No caso da empresa, por exemplo, é necessário criar um Código de Acesso por meio do CPF do responsável, data de nascimento e o CNPJ da empresa.
Em seguida, alguns dados serão solicitados, como os números dos recibos das duas últimas declarações de IRPF (isso é uma medida de segurança). O próximo passo é gerar uma senha e finalizar o cadastro para utilizar os serviços do e-CAC.
Como usar o e-CAC no meu RH?
Dadas as referências anteriores, agora vem a parte prática. Entenda, a seguir, alguns dos principais usos do e-CAC para o RH:
Exemplos de usos do e-CAC
A maior vantagem do e-CAC para as empresas é justamente desburocratizar as relações junto à Receita Federal, para que as companhias cumpram suas obrigações fiscais da melhor maneira possível.
Então, foi-se o tempo em que os setores de Recursos Humanos das empresas serviam apenas para contratar, pagar salário e demitir funcionários. Atualmente, este departamento tem um papel altamente estratégico nos objetivos da companhia e o e-CAC veio para ajudar esses profissionais a ganharem tempo em processos burocráticos.
Entre os processos que o e-CAC pode ajudar o RH, estão:
Otimização de tarefas
Algumas tarefas que o RH ainda faz de maneira manual podem ser automatizadas, como geração de relatórios com dados de colaboradores, atualização de dados cadastrais, geração de documentos, entre outros.
Análises facilitadas
A análise de dados fiscais dos colaboradores pode ser útil para calcular encargos trabalhistas, já que a nova reforma tributária aprovada recentemente mudou alguns padrões estabelecidos.
Vale ressaltar que o uso do e-CAC facilita, inclusive, a conformidade com a legislação, já que o sistema é atualizado automaticamente. Isso evita que a empresa precise mudar muitos processos internos quando novas normas surgem.
Dados atualizados
Uma das funções mais importantes do RH é mandar, para os órgãos governamentais, os dados atualizados dos colaboradores para o cumprimento de obrigações fiscais. O e-CAC é um bom aliado neste sentido, já que reúne tudo que a empresa precisa saber sobre a situação fiscal dos colaboradores.
Gestão de dados e envio de documentos
Além disso, o e-CAC ajuda a montar um panorama de dados dos colaboradores, se utilizando de informações cadastrais, situações fiscais dos funcionários e outros dados trabalhistas.
Isso ajuda, por exemplo, a organizar documentos como:
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
- Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF);
- Declaração Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço; e
- Contribuição para o PIS/Pasep (GFIP), por exemplo.
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Como evitar problemas ao usar o e-CAC?
Vez ou outra, podem acontecer problemas no e-CAC. Por isso, é importante saber quais são os mais recorrentes e como solucioná-los.
Isso acontece pois, por se tratar de uma plataforma com alto números de acessos, é natural que ocorram eventuais erros ao utilizar os serviços do e-CAC.
Entre eles, estão: problemas em configurações, validade de certificados ou mesmo questões técnicas. Porém, nada tão grave que não possa ser resolvido.
Como corrigir?
O primeiro passo para solucionar problemas técnicos no acesso ao e-CAC é verificar se as configurações necessárias estão corretas. Considere os seguintes pontos:
- Verifique se o navegador é compatível, como Google Chrome, Mozilla Firefox ou Internet Explorer. Cheque, ainda, se você está com a versão atualizada do Java, já que o e-CAC funciona corretamente com uma versão específica;
- Limpe os cookies e o cache do navegador, pois eles têm potencial de interferir no uso do e-CAC;
- Cheque se seu Certificado Digital está dentro do prazo de validade. Caso contrário, o próprio portal ensina como renovar;
- Desative temporariamente extensões e plugins linkados ao navegador, já que eles podem apresentar conflitos com o e-CAC.
Conclusão
Finalmente, esse texto teve como objetivo mostrar que a transformação digital veio para ficar em todas as áreas, entre elas na desburocratização de serviços. Da mesma forma, o eSocial veio para revolucionar o setor de RH, a Receita Federal chegou a um novo patamar por meio do e-CAC.
Assim, após o surgimento dele, pessoas físicas e jurídicas tiveram mais facilidade em tirar dúvidas sobre a situação fiscal própria ou da empresa e até parcelar dívidas, em um ambiente virtual e seguro.
E o melhor: sem ter que sair de casa. É uma maneira de facilitar o trabalho dos profissionais de RH e permitir que eles atuem em assuntos mais estratégicos para as organizações.
Nesse sentido, uma outra forma relevante de inovar e desburocratizar o RH é através de uma plataforma de gestão de consignados que centraliza todo o processo e automatiza os cálculos. Conheça o eConsig agora mesmo!
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Perguntas frequentes
Veja quais as respostas sobre o e-CAC.
O e-CAC foi criado em 2005 pela Receita Federal do Brasil (RFB) e significa Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte. O principal objetivo do e-CAC é desburocratizar processos fiscais e facilitar o acesso às consultas de pessoas físicas e jurídicas.
Tanto o cadastro de pessoa física quanto jurídica para acessar o e-CAC é muito simples. Ambos devem ser realizados dentro do site da Receita Federal. No caso da empresa, por exemplo, é necessário criar um Código de Acesso por meio do CPF do responsável, data de nascimento e o CNPJ da empresa.
Ao acessar o site, é possível encontrar categorias divididas entre pessoas físicas e jurídicas. Quando se põe o CNPJ ou o CPF, você: consulta débitos; emite documentos; parcela dívidas; tira possíveis dúvidas sobre a situação fiscal pessoal ou da empresa.
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