Software de RH: como escolher o ideal para sua empresa?
Entenda como um software de RH pode ajudar a sua empresa a gerenciar as atividades de gestão de pessoas. Saiba como escolher aqui!
Sabemos como a gestão de Recursos Humanos evoluiu para uma abordagem mais estratégica, principalmente focada no uso inteligente da tecnologia. Por isso, a escolha do software de RH mais adequado para sua empresa pode ser um diferencial para o setor.
E o número de opções disponíveis ficará cada vez maior. Estima-se que o mercado de tecnologia para RH no Brasil crescerá 107% em 2024. Além disso, até 2025, 54% das organizações consideram atualizar suas soluções tecnológicas de RH.
Com esse cenário, encontrar a melhor solução pode parecer desafiador. É por isso que este guia vai te ajudar a entender como escolher e quais os benefícios a sua empresa terá com o uso de softwares.
Boa leitura!
O que é um software de RH?
Um software de Recursos Humanos (RH) é uma ferramenta tecnológica que digitaliza, automatiza e simplifica processos relacionados à gestão de pessoas dentro de uma empresa.
Para isso, cada software soluciona necessidades específicas do setor, que podem envolver questões como gestão de funcionários, recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, treinamento, administração de benefícios, controle de frequência e folha de pagamento.
Quais são os softwares de RH?
Entre os 17 principais softwares de RH estão:
- eConsig
- SalaryFits
- ADP
- Workday
- Factorial
- Totvs
- Alterdata
- Gupy
- Kenoby
- VAGAS.com
- LinkedIn Talent Solutions
- STRATWs One
- Qulture.Rocks
- Trakstar
- Oracle HCM Cloud
- SAP SuccessFactors
- Gympass
Os principais softwares de RH disponíveis no mercado ajudam no gerenciamento de atividades clássicas do setor, como sistemas de folha de pagamento, recrutamento e seleção, gestão de desempenho, gerenciamento de benefícios, entre outros.
Abaixo, separamos os mais conhecidos e utilizados por tema:
- Folha de pagamento: ADP, Workday, Factorial, Totvs, Alterdata, entre outros, oferecem soluções completas para gerenciar a folha, incluindo cálculos de salários, benefícios, impostos, e conformidade com as leis trabalhistas;
- Recrutamento e seleção: plataformas como Gupy, Kenoby, VAGAS.com e LinkedIn Talent Solutions contém recursos para atrair, avaliar e selecionar candidatos de forma otimizada, desde a divulgação das vagas até o onboarding de colaboradores;
- Gestão de desempenho: softwares como STRATWs One, Qulture.Rocks e Trakstar oferecem ferramentas para avaliação de desempenho, criação de metas, feedback e desenvolvimento de planos de carreira;
- Gestão de pessoas e talentos: plataformas como Oracle HCM Cloud, SAP SuccessFactors, Workday trazem soluções para gerenciar o ciclo de vida dos colaboradores, desde o recrutamento até a aposentadoria, incluindo gestão de talentos, treinamento e desenvolvimento, e análise de dados;
- Benefícios corporativos e bem-estar: os softwares como Gympass, eConsig e SalaryFits, podem auxiliar na gestão de multibenefícios, consignados, programas de qualidade de vida e saúde dos colaboradores.
Cada um deles oferece diferentes funcionalidades e possibilidades de integrações. Além disso, é importante considerar a escalabilidade, facilidade de uso, suporte ao cliente e custos ao selecionar um software de RH.
Quais as vantagens de usar um sistema de RH?
Ao adotar softwares que permitam a evolução do setor para um RH digital, a empresa terá benefícios como:
- Automação de tarefas: ele reduz a carga de trabalho manual, automatizando processos repetitivos e permite direcionar a equipe de RH para outras tarefas;
- Centralização de informações: um software consolida dados e informações relacionadas aos funcionários em um único sistema, facilitando o acesso e a análise para a tomada de decisões;
- Aumento da produtividade: ele agiliza os processos de RH, reduzindo o tempo gasto em atividades corriqueiras, o que permite que os colaboradores se concentrem em outras iniciativas que agregam valor ao negócio;
- Redução de custos: isso acontece porque há um ganho de produtividade, redução de desperdícios de tempo e esforços, bem como a diminuição de erros, que podem ser bastante custosos para as empresas;
- Melhoria nas decisões importantes: como ele fornece informações baseadas em dados, conseguem capacitar os líderes no momento de decidir pontos importantes e estratégicos relacionados à gestão de pessoas e ao crescimento organizacional.
Quais sistemas o RH usa?
Entre os mais comuns, estão:
- Sistemas de gestão de folha de pagamento;
- Plataformas para recrutamento e seleção;
- Sistemas de gestão de benefícios;
- Softwares de gestão de desempenho;
- Plataformas de treinamento e desenvolvimento.
A seguir, falaremos sobre cada um deles:
- Sistemas de gestão de folha de pagamento: responsáveis pelo processamento dos salários dos funcionários, incluindo cálculos de impostos, benefícios e deduções;
- Plataformas para recrutamento e seleção: facilitam o gerenciamento de todo o ciclo de contratação, desde a divulgação de vagas até o processo de seleção e integração de novos colaboradores;
- Sistemas de gestão de benefícios: auxiliam na administração e no gerenciamento dos benefícios corporativos oferecidos aos funcionários, como plano de saúde, crédito consignado, vale-refeição e programas de bem-estar;
- Softwares de gestão de desempenho: permitem avaliar como está o desenvolvimento profissional dos colaboradores, estabelecer metas e objetivos, e fornecer retorno para um aprendizado contínuo;
- Plataformas de treinamento e desenvolvimento: facilitam a criação, o gerenciamento e o acompanhamento de programas de capacitação e desenvolvimento para os funcionários.
7 passos para escolher o software de RH ideal para sua empresa
Para escolher o software de RH mais adequado às necessidades e características da sua empresa, é importante seguir um processo estruturado. Veja como nesses sete passos práticos:
- Avalie as necessidades da empresa
Antes de começar a procurar um software, analise quais são as reais necessidades e desafios que sua empresa enfrenta em relação à gestão de pessoas e processos de RH.
- Defina os objetivos e prioridades
Estabeleça os objetivos que você deseja alcançar com a implementação do novo software. Isso irá orientar sua busca e ajudará a avaliar as opções disponíveis.
- Pesquise e compare diferentes soluções
Conheça as alternativas do mercado, analise as funcionalidades, custos, facilidade de uso, reputação do fornecedor e adequação às suas necessidades;
- Considere critérios de escalabilidade
Escolha um software que seja capaz de crescer com sua empresa, além de flexível o suficiente para se adequar às mudanças nas operações e ao longo do caminho do negócio.
- Verifique as integrações e compatibilidade
Avalie a capacidade do software de RH de se integrar com as outras ferramentas já usadas na empresa para facilitar a migração.
- Obtenha feedback e referências
Procure por avaliações de outros usuários para ter referências do fornecedor e entre em contato com empresas que já utilizam a solução para obter retorno sobre sua experiência.
- Faça um teste piloto e avalie a experiência do usuário
Antes de tomar uma decisão final, faça um teste piloto do software em um ambiente real de trabalho. Avalie a experiência do usuário, a facilidade de navegação e o quanto ele atende às suas necessidades.
Bônus: como integrar um software de RH com outros sistemas da empresa?
Pode parecer desafiador integrar um software de RH com outros sistemas já utilizados pela empresa, mas a sincronização de dados pode ser facilitada com algumas dicas simples, veja como:
- Identifique os sistemas a serem integrados, como sistemas de contabilidade, de gestão de projetos, de comunicação interna, entre outros.
- Descubra quais são os dados essenciais para serem compartilhados entre os sistemas, como informações de funcionários, dados de folha de pagamento, registros de benefícios, históricos de desempenho, entre outros;
- Escolha o método adequado com base na complexidade dos sistemas e na capacidade da equipe, como APIs (Application Programming Interfaces), integração de banco de dados e uso de middleware. Existem aplicativos, como o Zapier, que facilitam a conexão entre ferramentas que não têm integração nativa;
- Garanta a consistência e atualização das informações compartilhadas entre os sistemas por meio de processos para evitar erros de sincronização e garantir a segurança da informação. Para isso, faça auditorias regulares;
- Teste e valide a integração, para garantir que os dados estejam transferidos corretamente e que os sistemas estejam em pleno funcionamento. Tenha uma rotina de validação recorrente;
- Ofereça treinamento para os usuários finais sobre como usar os sistemas integrados, além de como acionar o suporte técnico para resolver problemas ou dúvidas que possam surgir;
- Monitore o desempenho e busque oportunidades de otimização conforme necessário.
Conclusão
Definitivamente, a escolha do melhor software de RH é um passo importante para a jornada de transformação digital da empresa.
A utilização desses sistemas e ferramentas permite que o setor gerencie todas as questões relacionadas aos funcionários, desde a administração de salários e benefícios até o desenvolvimento da força de trabalho.
Considerando todos os requisitos apresentados e seguindo um processo estruturado de seleção, sua empresa conseguirá extrair os benefícios dessa tecnologia de uma forma completa.
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Perguntas frequentes
Veja as respostas para as dúvidas mais comuns sobre os softwares de RH:
17 principais softwares de RH são: eConsig, SalaryFits, ADP, Workday, Factorial, Totvs, Alterdata, Gupy, Kenoby, VAGAS.com, LinkedIn Talent Solutions, STRATWs One, Qulture.Rocks, Trakstar, Oracle HCM Cloud, SAP SuccessFactors e Gympass.
Um software de Recursos Humanos (RH) é uma ferramenta tecnológica que digitaliza, automatiza e simplifica processos relacionados à gestão de pessoas dentro de uma empresa.
Sistemas de gestão de folha de pagamento, plataformas para recrutamento e seleção, sistemas de gestão de benefícios, softwares de gestão de desempenho e plataformas de treinamento e desenvolvimento.
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