Segurança da informação no RH: 8 práticas infalíveis!

Com a revolução tecnológica, muitas informações circulam por todos os lados, e, com elas, os dados sensíveis. É nesse contexto que as práticas de segurança da informação no RH entram em cena.

Quando se trata desse setor, a relevância do tema é ainda maior. Afinal, ele é responsável por gerenciar dados sensíveis dos funcionários, desde informações pessoais até registros de desempenho.

Por isso, neste conteúdo, explicaremos o que é a segurança da informação, qual a sua importância para a organização, como o RH pode adotar boas práticas a fim de proteger os dados, manter a confiança da equipe, e muito mais.

O que é segurança em recursos humanos?

A segurança da informação, no RH, refere-se ao conjunto de normas, políticas e procedimentos que visam proteger dados e informações sensíveis relacionados aos funcionários, candidatos, e todos os processos de gestão de pessoal.

Isso engloba, por exemplo, a proteção contra ameaças cibernéticas, o controle de acesso aos sistemas internos, a gestão de documentos e registros e outras ações de segurança.

Principais características da segurança da informação no RH

Veja as características:

1. Confidencialidade: informações pessoais e dados confidenciais, como, por exemplo, registros médicos, informações financeiras e dados de identificação precisam estar acessíveis apenas para aqueles que têm autorização ao sigilo;
2. Integridade: envolve a garantia de que os dados não sejam adulterados de forma não autorizada e colabora para que as informações sobre os funcionários sejam precisas e confiáveis;
3. Disponibilidade: as informações devem estar disponíveis quando necessário e os sistemas de dados devem estar protegidos contra interrupções e indisponibilidade, garantindo que o RH possa acessá-los a qualquer momento;
4. Autenticidade e não repúdio: garante que os dados sejam provenientes de fontes confiáveis, enquanto o não repúdio assegura que as ações realizadas no sistema de RH não possam ser negadas posteriormente, evitando perda de dados sensíveis;
5. Gestão de acesso: visa o controle do acesso aos sistemas e informações, para que apenas os funcionários autorizados tenham a permissão para visualizar, modificar ou processar os dados do setor;
6. Monitoramento e resposta a incidentes: exige a implementação de sistemas de monitoramento, para identificar possíveis atividades suspeitas e responder a ocorrências de segurança de forma rápida e transparente;
7. Conformidade legal: leis e regulamentos relacionados à privacidade, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), devem ser seguidos, pois o não cumprimento pode resultar em penalidades significativas;
8. Cultura de segurança cibernética: deve ser promovida dentro e fora do RH, por meio de treinamento e capacitação regular, por exemplo, para conscientizar os funcionários sobre as ameaças e práticas seguras na internet.
9. Dados pessoais sensíveis: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico.

Qual a finalidade da segurança da informação no RH?

O grande objetivo da segurança da informação no RH é garantir a segurança dos dados sensíveis para que os riscos de vazamentos sejam minimizados, sendo assim uma estratégia de negócios importante. 

Isso porque implementar sistemas de segurança traz benefícios, tais como:

• Proteção de dados sensíveis: garante que as informações dos funcionários estejam seguras, prevenindo vazamentos e violações de dados;
• Conformidade legal: ajuda a organização a cumprir as regulamentações como a LGPD, evitando multas e sanções;
• Construção de confiança: demonstra o compromisso da empresa com a privacidade dos colaboradores, fortalecendo a confiança entre a equipe e o empregador;
• Minimização de riscos: reduz o risco de falhas de segurança, que podem resultar em perdas financeiras e danos à reputação da empresa;
• Otimização operacional: melhora o sistema de gerenciamento de dados, agilizando processos de recrutamento, seleção e gestão de pessoal e, consequentemente, reduzindo custos de processo.

Dessa forma, uma boa infraestrutura de gestão da informação no RH pode proporcionar todos esses benefícios à organização. Mas é preciso estar atento a alguns pontos importantes.

Quais pontos de atenção o RH deve ter em relação à segurança da informação?

A segurança da informação é uma questão delicada e requer uma atenção especial, uma vez que a equipe de RH lida constantemente com informações altamente sensíveis, como, por exemplo, dados pessoais e profissionais dos funcionários.

Por isso, aqui estão os principais aspectos aos quais o RH deve se atentar:

• Proteção de dados pessoais: o setor pode implementar medidas rigorosas para proteger os dados pessoais dos funcionários, como o acesso restrito a pessoas autorizadas para evitar que haja vazamento de informações;
• Gerenciamento de acessos: controlar quem pode ver informações confidenciais é um ponto de atenção. O RH deve definir e revisar as permissões de acesso aos documentos;
• Treinamento da equipe: capacitar a equipe de RH para que todos estejam cientes dos riscos de segurança, saibam como identificar possíveis ameaças e como agir em caso de incidentes, como vazamento de dados ou outros;
• Políticas de senhas e backup regular: promover o uso de senhas atualizadas ajuda a prevenir a invasão a sistemas e dados. Além disso, manter cópias de segurança para a recuperação de dados em caso de perda ou ataque cibernético;
• Conformidade com regulamentações: é papel do RH estar ciente das regulamentações nacionais e internacionais, como a LGPD, e garantir a conformidade em relação à coleta e ao tratamento de dados;
• Monitoramento contínuo: acompanhar de perto as atividades relacionadas aos dados pessoais é o que pode ajudar a detectar e responder rapidamente a possíveis violações;
• Gestão de dispositivos móveis: o setor precisa abordar a segurança de dispositivos móveis usados para acessar informações de RH, garantindo a segurança em todos os equipamentos.
• Atualizações de software constantes: manter todos os sistemas de RH atualizados, com as últimas correções de segurança, é um meio de evitar a vulnerabilidade da organização.

Leia mais: Rotinas de RH: Guia especial para médias e grandes empresas.

Quais são as legislações de segurança da informação e privacidade de dados?

Como vimos, no ambiente de RH, seguir as regulamentações de segurança é um passo importante para a proteção dos dados dos funcionários. 

Conheça algumas regulamentações aplicadas ao tema:

1. LGPD: é a legislação brasileira que regulamenta o tratamento de dados pessoais, impondo diretrizes para a coleta, armazenamento e processamento de informações pessoais. É a lei que afeta diretamente o RH;
2. Lei da privacidade e segurança da informação (EUA): nos Estados Unidos, as legislações estaduais e federais, incluindo o CCPA (Califórnia Consumer Privacy Act), HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) e a novíssima ADPPA (American Data Privacy and Protection Act), por exemplo, impõem obrigações específicas para a privacidade e segurança dos dados;
3. Regulamentação europeia (GDPR): mesmo que a GDPR seja europeia, ela tem implicações globais para empresas que processam dados de cidadãos europeus. O RH deve estar ciente dessas regulamentações, caso a empresa tenha operações internacionais em vista;
4. Outras regulamentações locais: dependendo da localização da empresa, pode haver regulamentações locais relacionadas à privacidade e segurança da informação que também devem ser seguidas.

LGPD: o que é?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei n 13.709, é uma legislação brasileira, que entrou em vigor em agosto de 2018, afim de garantir a proteção dos dados pessoais dos cidadãos com a imposição de regras mais rígidas para as organizações e setores que coletam e processam dados sensíveis, como o RH, por exemplo.

Como aplicar LGPD no RH?

Para aplicar a LGPD no RH, é preciso uma abordagem proativa a fim de construir boas práticas de conformidade. 

Veja aqui algumas recomendações para incorporar no setor:

1. Mapeamento de dados: identificar todos os tipos de dados pessoais que o RH coleta e processa, desde informações de contato até dados de saúde e desempenho;
2. Transparência: garantir que os funcionários estejam cientes de como seus dados serão usados e deem consentimento claro para o tratamento;
3. Políticas de retenção de dados: definir regras específicas sobre o período de retenção de dados e garantir a eliminação segura, quando não forem mais necessários;
4. Segurança de dados: implementar medidas de segurança para proteger os dados, incluindo criptografia, controle de acesso e monitoramento de ameaças;
5. Treinamento da equipe: educar a equipe de RH sobre a importância da LGPD e o papel de cada um na conformidade é uma forma de incentivar a adoção das melhores práticas;
6. Resposta a incidentes: estabelecer procedimentos para notificar as autoridades e as partes afetadas em caso de violações de dados

Implementar a LGPD na organização é uma oportunidade para as empresas demonstrarem compromisso com a privacidade e segurança dos dados dos funcionários.

8 práticas para garantir a segurança da informação na empresa

Aqui estão as oito práticas úteis:

1. Gestão de identidade e acesso (IAM);
2. Utilização de firewalls avançados;
3. Antivírus e antimalware;
4. Criptografia de dados;
5. Sistemas de detecção e prevenção de intrusões (IDS/IPS);
6. Backup automatizado;
7. Treinamento e conscientização de segurança da informação;
8. Plataformas de gerenciamento de vulnerabilidades.

Agora, veja cada uma delas em detalhes, bem como a recomendação de ferramentas:

1. Gestão de identidade e acesso (IAM)

As soluções de IAM, como o Active Directory da Microsoft, permitem a criação, gerenciamento e revogação de contas de usuário com facilidade, garantindo a segurança.

Além disso, o IAM oferece autenticação de múltiplos fatores (MFA) para reforçar a segurança, permitindo controlar quem tem acesso a sistemas e dados.

As ferramentas e tecnologias usadas no mercado são, por exemplo:

• Microsoft Azure Active Directory: permite o gerenciamento centralizado de identidades e o controle de acesso;
• Okta: oferece autenticação multifatorial (MFA) e gerenciamento de identidade em nuvem.

2. Utilização de firewalls avançados

Firewalls, como o Palo Alto Networks, fornecem recursos avançados de detecção e prevenção de ameaças. Assim, eles examinam o tráfego de rede em busca de atividades suspeitas e bloqueiam ameaças em tempo real.

Alguns fornecedores conhecidos são:

• Palo Alto Networks: fornece firewalls avançados com recursos de detecção e prevenção de ameaças;
• Cisco Firepower: integra firewall com segurança avançada contra ameaças cibernéticas.

3. Antivírus e antimalware

Softwares de segurança que oferecem proteção contra vírus, trojans, malware e ameaças de phishing. Eles atualizam constantemente suas definições de vírus para acompanhar as novas ameaças, garantindo que os dispositivos estejam livres de riscos.

Conheça as alternativas abaixo:

• Norton Antivirus: oferece proteção contra vírus, malware e ameaças de phishing.
• McAfee Endpoint Security: fornece segurança completa do endpoint.

4. Criptografia de dados

Soluções como essa oferecem criptografia de disco completo para proteger dados em computadores e dispositivos móveis. Além disso, ferramentas de criptografia de e-mail garantem que as comunicações estejam seguras.

Algumas das principais ferramentas e tecnologias são, por exemplo:

• BitLocker (Microsoft): criptografa discos e dispositivos ao nível de sistema;
• Sophos SafeGuard: oferece criptografia de disco e comunicações.

Dessa forma, a criptografia de dados é essencial para proteger informações confidenciais, garantindo que apenas as partes autorizadas possam acessá-las.

5. Sistemas de detecção e prevenção de intrusões (IDS/IPS)

Essas plataformas monitoram a rede em busca de atividades maliciosas e, se necessário, bloqueiam tráfego suspeito.

Algumas ferramentas são:

• Snort: plataforma de código aberto para detecção e prevenção de invasões;
• Cisco IPS: oferece detecção de intrusões e prevenção contra ameaças avançadas.

6. Backup automatizado

Ferramentas de backup automático garantem que cópias dos dados sejam criadas regularmente e armazenadas em locais seguros. Isso é essencial para a recuperação de dados após incidentes.

Duas tecnologias são:

• Veeam Backup & Replication: automatiza o backup de dados em ambientes virtuais e físicos;
• Acronis Backup: oferece soluções de backup para proteção de dados.

Backup automatizado é crucial para garantir a recuperação de dados em caso de falhas, erros humanos ou ataques de ransomware.

7. Treinamento e conscientização de segurança da informação

Plataformas de treinamento interativo oferecem módulos de treinamento de conscientização em segurança cibernética. Eles ajudam na educação dos colaboradores sobre ameaças e práticas seguras em ambientes digitais.

Nesse sentido, dois exemplos são:

• KnowBe4: inclui plataformas interativas de treinamento em conscientização de segurança;
• SANS Security Awareness: também fornece capacitação voltada para segurança cibernética.

8. Plataformas de gerenciamento de vulnerabilidades

Essas soluções auxiliam na identificação de vulnerabilidades em sistemas e aplicativos, fornecendo relatórios detalhados para que as equipes de segurança possam priorizar e corrigir as falhas de forma proativa.

Conheça duas das ferramentas mais conhecidas:

• Tenable Nessus: ajuda a identificar e corrigir vulnerabilidades em sistemas e aplicativos;
• Qualys: fornece soluções de gerenciamento de vulnerabilidades em nuvem.

Dessa forma, é importante manter essas ferramentas atualizadas e ajustadas às necessidades específicas da organização, para enfrentar as ameaças cibernéticas que mudam e evoluem constantemente.

Afinal, a segurança da informação é parte importante da operação de qualquer empresa e deve ser considerada como um investimento contínuo, necessário para a proteção de dados e para a confiança dos clientes e funcionários.

Conclusão

Como vimos, a segurança da informação no RH é uma parte importantíssima da gestão de pessoal e proteção de dados.

Por meio de uma boa implementação de práticas de segurança, cumprimento de regulamentações, uso de ferramentas adequadas e conscientização da equipe, a organização garante a integridade e a confidencialidade das informações sensíveis de seus clientes e colaboradores.

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Perguntas frequentes

Veja as principais respostas sobre segurança da informação: