Automação no RH: 6 dicas práticas para implementar
Entenda como a automação no RH pode facilitar o dia a dia da equipe. Veja o que significa e coloque em prática em 6 passos práticos!
Um estudo da Deloitte, em 2023, afirmou que 60% dos líderes usam a automação no RH e outros recursos digitais em suas rotinas de trabalho.
Sabendo que cerca de 56% das atividades do setor podem ser automatizadas sem, necessariamente, adicionar alterações complexas nos demais processos, automatizar o RH já é uma realidade em muitas organizações no mundo, com o foco principal em atividades repetitivas e otimizar os recursos.
Continue a leitura e conheça quais os benefícios, desafios, além de dicas práticas para uma boa implementação da automação no setor.
Por que automatizar o RH?
A razão é simples: para empresas que desejam otimizar seus processos, ampliar o potencial da sua equipe, reduzir a ocorrência de erros, entre outros benefícios, a automação é um recurso muito vantajoso.
Os gestores de uma empresa que não implementa esse tipo de melhoria em seus processos perdem, em média, 14 horas por semana em tarefas que poderiam ser automatizadas.
Por outro lado, as empresas que investiram em um sistema de automatização conseguiram poupar cerca de 90% do tempo dedicado as tarefas administrativas.
Além desses, veja em detalhes outros três motivos:
- Melhoria operacional: permite a execução de tarefas de forma rápida, reduzindo significativamente o tempo necessário para completar atividades administrativas;
- Redução de erros: processos manuais estão sujeitos a erros humanos, minimizados pela automação com consistência e precisão em todas as etapas;
- Otimização do tempo: como dissemos, o tempo é um recurso valioso e, com as tarefas automatizadas, a equipe pode se dedicar mais a outras atividades estratégicas.
O que é a automação do trabalho?
Refere-se à aplicação de tecnologias e sistemas digitais para realizar atividades de forma automatizada, com a redução ou até eliminação da necessidade de intervenção humana.
No contexto de RH, automatizar o trabalho envolve implementar, por exemplo, softwares e ferramentas específicas para tornar atividades como recrutamento, seleção, gestão de benefícios, folha de pagamento e outras, automatizadas.
Qual a importância da automação na rotina do RH
A automação é fundamental para um setor tão sobrecarregado de tarefas como o de Recursos Humanos. Ela possibilita a eliminação de grandes esforços em processos repetitivos ou burocráticos, que consomem muito tempo e recursos.
Para se ter ideia, cerca de 73% do tempo dos profissionais do setor é ocupado por tarefas administrativas repetitivas que podem ser automatizadas.
Ao diminuir essas questões manuais e operacionais, eles conseguem direcionar seus esforços para as demais atividades, como desenvolver os talentos, analisar dados, criar programas de atração e retenção de funcionários e promover uma cultura organizacional positiva.
Além disso, a automação contribui para uma melhora no employee experience (experiência do funcionário) e fortalece a empresa como uma marca empregadora.
Quais os desafios da automação no RH?
Apesar dos benefícios evidentes, implementar um sistema automatizado pode trazer desafios, como, por exemplo:
- Integração de sistemas, principalmente em empresas que já possuem outras plataformas e softwares em uso;
- Harmonização e sincronização das ferramentas, que pode exigir investimentos em tempo e recursos;
- Preocupação com a segurança da informação, principalmente para estar em conformidade com a legislação, como a LGPD;
- Alteração da dinâmica do trabalho pode exigir novas habilidades e competências por parte da equipe de RH.
O importante é que a empresa esteja ciente desses desafios, envolva os colaboradores no processo de mudança e invista em treinamento para garantir uma boa transição.
Quais as ferramentas de automação de RH disponíveis?
Agora que você conhece as principais características do processo de automação do RH, veja aqui as principais ferramentas e plataformas para considerar utilizar:
- Gupy: oferece soluções de recrutamento e seleção baseadas em inteligência artificial, o que auxilia as empresas a identificar e atrair os melhores talentos de forma mais rápida e otimizada;
- Zavvy: contém soluções de automação que vão desde a gestão de desempenho e avaliação de competências, até a administração de benefícios e folha de pagamento;
- Convenia: é especializada em automação de processos de RH, oferecendo soluções para gestão de folha de pagamento, controle de ponto, e outras áreas relacionadas;
- eConsig: permite o acesso, em tempo real, à margem consignável do colaborador, além de automatizar todo o cálculo de descontos em folha;
- AIHR: é uma plataforma educacional que fornece recursos automatizados, incluindo tutoriais, estudos de caso e análises de tendências do setor;
- Portal SalaryFits: oferece uma plataforma multibenefícios, sem custos para o RH, que dá ao setor e ao colaborador a possibilidade de escolher entre diversas opções, personalizada para o contexto e a necessidade específica de cada funcionário;
- Zapier: com uma interface simples e intuitiva, a ferramenta permite criar integrações entre softwares que não possuem integração nativa. Mais de 6000 aplicativos podem ser conectados com através dele.
Como automatizar processos de RH? 6 dicas práticas
Esse momento pode ser desafiador para a empresa, mas seguindo a abordagem certa, você conseguirá implementar um sistema automatizado da melhor forma. Veja nossas seis dicas práticas:
- Avalie as necessidades da empresa
- Escolha a ferramenta certa
- Envolva a equipe desde o início
- Comece gradualmente
- Monitore e avalie o desempenho
- Mantenha-se atualizado
Veja abaixo cada uma delas em detalhes:
Avalie as necessidades da empresa
Antes de começar, entenda quais processos podem se beneficiar da automação.
Para isso, analise todos os fluxos de trabalho existentes, do início ao fim, identifique quais são as tarefas repetitivas e manuais que consomem tempo e recursos, e priorize aquelas que podem ser automatizadas para gerar o maior impacto.
Escolha a ferramenta certa
Faça uma boa pesquisa e avalie diferentes softwares de automação de RH que podem resolver as necessidades identificadas.
Além disso, considere outras características adicionais, como:
- Tamanho da equipe;
- Orçamento disponível;
- Custos adicionais com treinamentos;
- Escalabilidade;
- Integração com sistemas;
- Qualidade do suporte técnico; entre outros.
Após isso, teste as opções escolhidas e defina a ferramenta que melhor atende aos requisitos.
Envolva a equipe desde o início
A automação afeta todos os membros da equipe de RH, sendo extremamente importante envolvê-los desde o início do processo. Essa é a essência de uma boa gestão de mudanças!
Uma das formas de aumentar o engajamento deles é promovendo a conscientização sobre os benefícios dessa automação, além de oferecer o treinamento e o suporte adequados para os desafios que surgirem.
Outro ponto é incentivar o feedback aberto da equipe, para entender como a transição está ocorrendo, quais são os pontos positivos e negativos, além de melhorias que podem ser feitas.
Comece gradualmente
Tentar automatizar todos os processos de uma só vez não é uma boa ideia e pode prejudicar o desenvolvimento da automação antes mesmo que ela aconteça de fato.
Por isso, comece com os ajustes mais simples. Isso vai preparando e acostumando a equipe com a nova tecnologia, além de possibilitar corrigir problemas antes de expandir para os processos mais complexos.
Monitore e avalie o desempenho
Apenas implementar sem mensurar os resultados pode ser um desperdício de recursos.
Dessa forma, avalie a automatização por meio de métricas e indicadores a fim de entender qual o impacto nos processos de RH, como, por exemplo:
- Tempo de processamento;
- Utilização de recursos;
- Economia de custos;
- Taxa de erros;
- Retorno sobre o investimento (ROI);
- Tempo gasto em tarefas manuais;
- Satisfação do cliente interno.
Mantenha-se atualizado
Tão importante quanto implementar uma tecnologia, é acompanhar as atualizações e mudanças que ela pode sofrer.
Por isso, após ter um sistema automatizado e integrado na empresa, não deixe de se manter atualizado sobre as funcionalidades recentes da ferramenta, outras inovações em automação de RH, além de novas ideias que possam melhorar ainda mais as atividades do setor na sua empresa.
Bônus: como medir o ROI da automação no RH?
O Retorno sobre o Investimento (ROI) serve para entender se os investimentos trouxeram, como o próprio nome indica, retorno para a empresa. Ou seja, você deve calculá-lo para responder à pergunta: a automação no RH obteve o impacto desejado?
Para facilitar, siga estas etapas na hora de determinar o ROI:
- Identifique os custos, incluindo valores de software, treinamento de pessoal, tempo de implementação e manutenção;
- Levante os benefícios financeiros, relacionados à economia de tempo, redução de erros, aumento da produtividade e melhor experiência do funcionário. Eles estarão, frequentemente, associados ao valor da hora dos colaboradores envolvidos;
- Calcule o investimento inicial, somando os valores únicos e recorrentes, como taxas de licença de software, custos de consultoria e outras despesas;
- Defina as métricas para medir o sucesso, como a redução de tempo gasto em tarefas, melhoria na precisão dos processos, entre outros;
- Analise o impacto da automação no desempenho dos processos de RH e compare com os indicadores anteriores;
- Calcule o ROI, subtraindo os custos totais dos benefícios obtidos com a automação. Em seguida, divida o resultado pelo investimento inicial e multiplique por 100 para obter o ROI em termos percentuais.
Conclusão
Como vimos, a automação no RH oferta muitas oportunidades para melhoria de processos internos, redução de custos e para a experiência dos funcionários. Especialmente para quem deseja implementar ferramentas de RH digital!
Os dados revelam que a automação já é uma realidade em muitas organizações, oferecendo benefícios diretos, como melhoria operacional, redução de erros e otimização do tempo.
Sabemos que sua implementação não está isenta de desafios, mas, seguindo as dicas práticas apresentadas aqui, sua organização pode aumentar o ROI e garantir uma transição bem-sucedida para a automação no RH.
Para ler mais sobre estratégias de gestão de RH, confira nossos conteúdos que facilitam as rotinas de RH!
Perguntas frequentes
Veja, a seguir, as respostas para as principais dúvidas sobre automação no RH.
Para automatizar o RH é necessário avaliar as necessidades da empresa, escolher a ferramenta certa, envolver a equipe, começar gradualmente, monitorar o desempenho e manter-se atualizado.
Refere-se à aplicação de tecnologias e sistemas digitais para realizar atividades de forma automatizada, com a redução ou até eliminação da necessidade de intervenção humana.
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