Informe de rendimentos: 5 passos para disponibilizar!
O informe de rendimentos é um documento que consolida todas as informações referentes aos rendimentos recebidos por uma pessoa física ou jurídica. Aqui você verá tudo sobre ele, quando é liberado, quem deve recebê-lo, quais os tipos disponíveis.
Uma das principais responsabilidades do início do ano, que reúne responsabilidades do DP e Financeiro de uma empresa, é fornecer o informe de rendimentos aos seus colaboradores.
Esse documento não só é uma importante informação para os funcionários, especialmente aqueles que precisam fazer a Declaração do Imposto de Renda, mas também um item para o cumprimento das obrigações fiscais da organização.
Mas você sabe para que serve o informe e como fornecer esse documento?
Aqui você verá tudo sobre ele, quando é liberado, quem deve recebê-lo, quais os tipos disponíveis, e, por fim, um passo a passo para a sua disponibilização de forma prática e rápida.
Boa leitura!
O que é informe de rendimentos?
O informe de rendimentos é um documento que consolida todas as informações referentes aos rendimentos recebidos por uma pessoa física ou jurídica em determinado período, geralmente o último ano fiscal.
Existem informes para as diversas fontes de renda, como salários, benefícios do INSS, rendimentos obtidos de investimentos, retornos de aluguéis, entre outros.
Para o colaborador, o informe é mais do que um registro de ganhos: é a base para o preenchimento correto da Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física (DIRPF), pois contém grande parte das informações que devem ser reportadas à Receita Federal.
Além dessa aplicação, o informe também pode ser solicitado para apresentação em outras situações, como, por exemplo, para comprovação de renda em processos de financiamento ou empréstimos.
Imagem: Modelo de informe de rendimentos. Fonte: Receita Federal.
Quando é liberado o informe de rendimentos?
De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 2060/2021, o informe de rendimentos precisa ser liberado pela empresa até o dia 28 do mês de fevereiro de cada ano — ou 29, no caso de anos bissextos —, para que as pessoas possam preencher a declaração dentro do prazo.
Por exemplo, em 2024, o período de entrega da DIRPF vai de 15 de março a 31 de maio, então, o informe de rendimentos precisou ser disponibilizado pelas empresas até o último dia de fevereiro.
Sendo assim, a organização tem a obrigação de fornecer o documento dentro do prazo, garantindo que os colaboradores tenham tempo suficiente para preparar e enviar sua declaração até a data estabelecida.
Em caso de descumprimento ou omissão nos dados, a empresa está sujeita às penalidades da Receita Federal.
Quem deve receber o informe de rendimentos?
O documento que informa os rendimentos no ano anterior é disponibilizado de acordo com as fontes de renda e situações específicas de funcionários sob regime CLT, aposentados e pensionistas do INSS, investidores e servidores públicos federais, estaduais ou municipais.
Tipos de informe de rendimentos
Existem alguns tipos de comprovantes de rendimentos, cada um destinado a uma fonte específica de renda.
Abaixo estão os principais conforme a fonte emissora:
Fonte do informe Descrição Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) É fornecido aos aposentados e pensionistas do INSS e contém informações sobre os valores recebidos a título de aposentadoria, pensão por morte, auxílio-doença, entre outros benefícios previdenciários. Empresa empregadora É direcionado aos colaboradores sob regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Nele estão as informações sobre salários, bônus, benefícios e descontos tributáveis referentes ao ano anterior. Sistema de Gestão de Pessoas do Governo Federal (SIGEPE) Destinado aos servidores públicos, este informe detalha os rendimentos recebidos ao longo do ano, incluindo salários, gratificações e outros benefícios. Instituições financeiras Contém informações sobre rendimentos de aplicações financeiras, como poupança, CDB, Tesouro Direto, entre outras. Corretora de investimentos É destinado aos investidores e contém dados sobre ganhos de capital, dividendos, juros sobre capital próprio e outros rendimentos de investimentos financeiros.
Passo a passo: como disponibilizar o informe de rendimentos?
Disponibilizar o informe de rendimentos aos colaboradores é uma responsabilidade importante das empresas, principalmente para garantir transparência e cumprimento das obrigações fiscais.
Confira o guia passo a passo para facilitar esse processo:
- Colete os dados
- Organize os dados obtidos
- Emita os informes de rendimentos
- Revise as informações emitidas
- Envie o informe de rendimento aos funcionários
- Ofereça suporte posterior
Agora, veja cada uma das etapas em detalhes:
Colete os dados
O primeiro passo é reunir todas as informações necessárias sobre os rendimentos dos colaboradores.
Na prática, isso significa os valores de salários, benefícios, descontos, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e outras fontes de renda tributáveis.
Confira se você possui acesso a todos os registros necessários para gerar os informes de forma precisa.
Além disso, é importante destacar que, se o número de colaboradores da empresa for muito grande, pode ser arriscado realizar o preenchimento manual e ser necessário investir em software para otimização.
Organize os dados obtidos
O segundo passo é organizar as informações de maneira objetiva e prática. Para isso, é interessante utilizar sistemas de gestão de folha de pagamento ou planilhas eletrônicas para categorizar os rendimentos e descontos de cada colaborador.
Isso melhora o processo de geração do informe de rendimentos e, ainda, irá facilitar a consulta posteriormente.
Hora de emitir os informes de rendimentos
Por meio das ferramentas de software utilizadas para organização, como o seu sistema de folha de pagamento, gere os informes dos colaboradores.
Lembre-se de sempre estar de acordo com as especificações da Receita Federal, além de conferir se os dados estão corretos e atualizados antes de emitir oficialmente.
Revise as informações emitidas
Após gerar os informes, faça uma nova revisão dos rendimentos e outras informações incluídas no documento, para verificar se estão corretas e completas.
Essa etapa é fundamental para corrigir, em tempo hábil, quaisquer erros ou omissões que sejam identificadas. A precisão pode evitar problemas futuros com a Receita Federal — para a empresa e para o colaborador.
Envie o informe de rendimento aos funcionários
Após a revisão final, envie os informes dentro do prazo estabelecido por lei.
A disponibilização pode ser feita de forma física, pelos Correios, ou digital, via e-mail ou intranet da empresa.
Lembre-se de sempre utilizar meios de comunicação oficiais e seguros, para garantir que todos os funcionários recebam seus informes de forma rápida e sem prejuízos de vazamentos de dados, garantindo a segurança da informação.
Ofereça suporte
Esteja disponível para oferecer suporte aos colaboradores que possam ter dúvidas ou precisem de assistência para interpretar os informes de rendimentos e declarar a renda.
Para isso, disponibilize canais de comunicação, como uma central de atendimento no setor de RH ou mesmo um contato mais ágil via chat, se necessário.
O que acontece se a empresa não enviar o informe de rendimentos no prazo?
As empresas que não entregam o informe dentro do prazo estabelecido estão sujeitas a multas, que podem chegar a R$ 41,43 por documento.
A Receita Federal faz essa conferência ao verificar a compatibilidade entre os rendimentos tributáveis pagos aos funcionários, declarados pela empresa e pelos colaboradores.
Se houver alguma inconsistência, o leão pode identificar possíveis casos de sonegação fiscal e, então, notificar os envolvidos.
Por isso, o melhor é sempre manter o processo organizado e dentro das datas previstas!
Conclusão
Em síntese, garantir a disponibilização adequada do informe de rendimentos é uma tarefa que exige atenção do setor de RH, em parceria com o financeiro e a contabilidade. Mas, com transparência e seguindo as obrigações fiscais, os profissionais conseguirão atender toda a demanda com tranquilidade.
Ao seguir o passo a passo que apresentamos neste artigo, você pode simplificar o processo e garantir que seus colaboradores recebam seus informes de maneira rápida e dentro do prazo instituído por lei.
Não se esqueça de que a correta entrega deste documento é fundamental para que seus colaboradores possam declarar seu IRPF corretamente e evitar problemas com a Receita Federal.
Para obter mais orientações sobre gestão de Recursos Humanos, confira os conteúdos exclusivos na sessão de RH no blog do eConsig.
Perguntas frequentes
Confira as respostas para as principais dúvidas sobre informe de rendimentos:
De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 2060/2021, o informe de rendimentos precisa ser liberado pela empresa até o dia 28 do mês de fevereiro de cada ano.
O rendimento do Imposto de Renda refere-se aos ganhos tributáveis que um indivíduo recebe ao longo de um ano fiscal. Isso inclui salários, benefícios, rendimentos de investimentos, entre outros.
O documento que informa os rendimentos é disponibilizado de acordo com as fontes de renda e para funcionários sob regime CLT, aposentados e pensionistas do INSS, investidores e servidores públicos federais, estaduais ou municipais.
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