eSocial: o que é, como funciona e novidades da versão 1.2

Leia sobre as facilidades trazidas pelo eSocial, um instrumento para desburocratizar processos na área tributária.

  • 8 mins leitura
  • 19 fevereiro, 2024
  • 14 março, 24
  • Por Julia Silva

Uma das grandes evoluções que a relação empresa/Estado viu nos últimos anos foi o advento do eSocial. Essa ferramenta veio para facilitar o cumprimento de obrigações trabalhistas e tributárias, além de mudar a maneira como repassamos essas informações para o governo. 

Por isso, neste texto vamos apresentar uma visão bem abrangente do eSocial, suas funcionalidades e explicar a versão 1.2.

O que é o eSocial para que serve?

Em primeiro lugar, precisamos entender o que significa este termo. O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, ou apenas eSocial, nada mais é do que o programa governamental que criou uma folha de pagamento digital para as empresas utilizarem em seus processos e obrigações trabalhistas. 

O eSocial é uma ferramenta vinculada a algumas instituições federais de grande porte, como a Receita Federal, INSS, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho.  Criado por meio do Decreto nº8.373, de 2014, o sistema foi oficializado e lançado em 2018. No ano seguinte, tornou-se obrigatório para todos os tipos de empresas

Objetivos do eSocial

O objetivo principal da ferramenta é criar um método que desburocratize as folhas de pagamento das empresas. Com isso, caem consideravelmente as possibilidades de erros e mesmo de fraudes, já que as informações passadas pelo eSocial tem um acompanhamento mais rigoroso. 

Benefícios de usar o eSocial

O principal benefício do eSocial é centralizar todas as informações, as quais devem ser repassadas aos órgãos governamentais que citamos acima. Ele garante, ainda, maior segurança do que dos modos manuais utilizados antigamente, além de otimizar o tempo das pessoas que atuam em setores financeiros e de recursos humanos.

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Como acesso meu eSocial?

Agora que ficou claro do que se trata o eSocial, veremos que ele é muito mais simples do que parece. Veja a página de login do eSocial:

Página de Login do eSocial, com acesso via Módulo Simplificado ou Web Geral.
Página de Login do eSocial

Obrigações do eSocial

Obrigações que, antes, eram feitas manualmente por profissionais de RH, passaram a ser digitalizadas e automatizadas através do eSocial. Como você deve imaginar, elas demandavam muito tempo das pessoas que atuam no setor.

Hoje, utilizamos a ferramenta para informar dados sobre acidentes de trabalho, dispensas e contratações. 

Além disso, ela facilita a emissão da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, Guia de Recolhimento do FGTS, Guia da Previdência Social, entre outras utilidades.

Principais eventos do eSocial

Seguindo, as obrigações que falamos acima tem como principal objetivo atender aos chamados eventos do eSocial. Eles englobam, principalmente, admissões e desligamentos; quantidade de horas trabalhadas, mudanças de salário e folha de pagamento.

Prazos importantes do eSocial

Ora, se o eSocial veio para digitalizar todo o processo, qual a utilidade da força humana nesse processo? Ela é muito importante! Afinal, é fundamental cumprir os rigorosos prazos do sistema. 

Por exemplo, você deve informar dados de admissões até um dia antes do trabalhador começar na empresa.

Já as demissões devem ser comunicadas até 10 dias seguintes à data do desligamento. Outro exemplo: informações nas folhas de pagamento devem ser informadas até o dia 15 do mês subsequente para que os tributos (IR, INSS), além do FGTS, estejam garantidos.  

Veja também: Os desafios e soluções para o RH na Era do Trabalho 4.0

Dicas para garantir o cumprimento correto das obrigações do eSocial

Separamos abaixo cinco dicas que vão te ajudar a cumprir as obrigações do eSocial sem erros. Fixe bem!

Planeje-se com antecedência

Como a gestão da folha de pagamentos é algo que ocorre todos os meses, o planejamento aqui é essencial para não ocorrerem erros. 

Portanto, separe um dia do mês para lançar as informações necessárias e outro dia para fazer uma revisão minuciosa de tudo que está na folha. Importante pedir para que pares da equipe revisem os dados, se possível, para diminuir a chance de erros. 

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Deixe sempre anotado os prazos do eSocial para lançamento de admissões, demissões e outras obrigações, e acompanhe portais de RH que avisam quando algum tipo de mudança acontecer.

Organize seus documentos

Por mais que a transformação digital tenha diminuído muito o número de materiais impressos nos escritórios, ainda existem muitos documentos que o setor de RH deve gerir. Por isso, separe todos conforme os colaboradores e tente digitalizar tudo que for possível.

Prepare-se: Descubra como será o futuro da gestão de pessoas com o RH 5.0

Treine seus colaboradores

Assim como para qualquer outra ferramenta, a empresa deve oferecer treinamento adequado para o uso do sistema. Por isso, o importante é que todo o setor de recursos humanos seja treinado para utilizá-lo, já que saídas repentinas, faltas ou férias de pessoas da equipe podem acontecer e os prazos do eSocial precisam ser seguidos. 

Importante, portanto, que todos saibam utilizar a ferramenta, mesmo os que não lidam com ela todos os dias.

Monitore o cumprimento das obrigações

Agora, temos uma dica para os gestores. Lembre-se sempre de fazer uma revisão final e garantir que sua equipe está cumprindo os prazos rigorosos de informe de dados para o governo.

Corrija os erros o mais rápido possível

Em meio a tantos dados a serem informados, erros podem ocorrer. É bom evitar, é claro, mas é natural. Cabe à empresa corrigir imediatamente, para que isso não se torne uma bola de neve no futuro.

Leia também: eSocial na folha de pagamento digital: 4 impactos diretos!

Nova versão do eSocial 1.2: O que muda para o RH?

Recentemente, o governo federal anunciou algumas mudanças no uso do eSocial, as quais impactaram diretamente o papel e rotinas do RH.

Este ano o governo promoveu algumas mudanças visando a melhoria do eSocial, incluindo ajustes nos eventos de remuneração do trabalhador, espaços para declarar a etnia e raça dos colaboradores, registro de informações sobre empregos firmados judicialmente, entre outras novas obrigações que a empresa deve passar.

Porém, vale lembrar que os setores de RH devem revisar e atualizar e seus processos de coleta e envio de informações, incluindo os sistemas de folhas de pagamento. 

Conclusão

Então, o setor de recursos humanos não é mais aquele puramente burocrático e manual. Ele tem um papel altamente estratégico para evitar penalidades, garantir o cumprimento da lei e, ainda, a satisfação dos colaboradores. Exatamente por isso que é necessário diminuir o máximo possível de trabalhos operacionais na área! 

Mostramos aqui que o eSocial teve um papel importante em diminuir a demora nos processos de informes de dados. Com isso, sobra mais tempo para que os colaboradores de RH participem de outras atividades que exigem mais estratégia e criatividade.

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Perguntas frequentes

Veja, a seguir, as respostas para as principais dúvidas sobre o eSocial.

O que é o eSocial para que serve?

O eSocial é um sistema desenvolvido pelo governo brasileiro para centralizar e simplificar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Com ele, informar as obrigações acessórias fica mais rápido e totalmente digitalizado, o que aumenta a transparência, o cumprimento das responsabilidades, reduz erros e impulsiona a eifciência.

Como acesso meu eSocial?

O acesso ao eSocial é realizado por meio do site oficial do eSocial (https://www.gov.br/esocial/pt-br). Empresas e, consequentemente, profissionais de RH, precisarão de um certificado digital para entrar no sistema e enviar informações.

Quem deve usar eSocial?

O eSocial é obrigatório para todas as empresas, independentemente do porte (ou seja, MEIs também precisam usar), Segurados Especiais e para Empregadores Domésticos.